高级文秘、行政助理综合技能实战培训

　　**部分  职业素养篇

　　一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

　　1、秘书/助理人员的自我角色定位

　　◇  初级秘书/助理：事务性文员

　　◇  中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理

　　◇  高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

　　——视频：为什么不提拔我？

　　——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

　　2、优秀秘书/助理人员的胜任素质

　　◇  如何提升秘书/助理人员的素质

　　◇  优秀秘书与一般秘书的差异

　　——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

　　**种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

　　二、秘书/助理的职业生涯规划

　　1、什么是职业生涯规划？

　　2、为何要进行个人职业生涯规划？

　　◇  分析自我，确立人生的方向

　　◇  准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

　　◇  看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力

　　——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

　　3、职业生涯规划的简单步骤

　　◇  掌握SWOT分析工具进行自我分析

　　◇  运用“5W提问”法进行自我分析

　　→ What I am? 我是什么样的人？

　　→What I want? 我想要什么？

　　→What I can do? 我能做什么？

　　→What fit I most? 什么是适合我？

　　→What I can choose？我能够选择什么？

　　——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”

　　运用SWOT分析工具认识自我

　　三、秘书/助理商务礼仪规范

　　1、塑造良好的个人职场形象

　　◇  着装的TOP原则

　　◇  “拒绝”着装败笔——着装误区

　　◇  恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

　　——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

　　2、基本商务礼仪

　　◇  办公室礼仪

　　◇  接待礼仪

　　◇  电话礼仪与应对技巧

　　——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

　　四、办公室5S管理

　　◇  5S的概念

　　◇  推行5S的重要性

　　◇  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

　　◇  长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

　　——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧  第二部分  工作技能篇

　　一、时间管理及工作统筹技巧

　　◇  时间管理的误区

　　◇  时间管理的原则

　　√目标管理与80/20法则

　　√缓急轻重的优先管理

　　√个人时间与领导工作时间计划与安排

　　◇  时间管理小窍门

　　◇  办公室接待与电话处理

　　◇ 上级的时间管理与安排

　　◇  自我情绪控制与压力管理

　　◇ 上司出差日程管理与工作计划

　　——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

　　我们每个人的生命就是**时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。

　　每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，

　　但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

　　二、会务组织与管理

　　◇  成功组织会议的技巧

　　◇  组织阶段的工作：

　　——会前准备

　　——会中协助

　　——会后整理

　　◇  会议座次安排的学问

　　——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

　　→  案例：如何应对会议中的“漏洞”？

　　三、信息、文档管理与运用

　　1、信息收集

　　◇  信息工作的六个基本要求和三个诀窍

　　◇  收集信息工作的三个诀窍

　　◇  信息的查实及传递

　　◇  信息的储存与保密

　　2、文档管理

　　◇  文档分类及储存的工作规范

　　◇  文档查阅及分装的工作规范

　　◇  文档销毁及保密的工作规范

　　——案例：李秘书的返工引起的深思

　　四、行政公文写作技巧与处理实务

　　1、行政公文写作的基本要求

　　2、行政公文的格式

　　3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

　　◇  通用公文：

　　→ 报告

　　→ 请示

　　→ 批复

　　→ 函

　　→ 决定

　　→ 公告

　　→ 通告

　　◇    事务公文：

　　→ 工作计划

　　→ 工作总结

　　→ 会议纪要

　　◇    礼仪文书：

　　→ 请柬

　　→ 介绍信

　　→ 推荐信

　　——案例分享：请示/报告混为一体

　　撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写  第三部分  统筹管理篇

　　一、    秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

　　——游戏导入：**“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

　　1、成功沟通的秘诀

　　◇  学会聆听：不轻易打断对方的话

　　◇  怎样反问：了解对方的需求

　　◇  如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是

　　◇  表明立场：拒绝的艺术

　　◇  提出解决方案：提出2-3个解决方案

　　——案例：如果是你该怎么说？

　　为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

　　2、有效沟**程及环节

　　◇  信息发送、接收、反馈

　　◇  有效发送的技巧

　　——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

　　3、认识你的沟通对象

　　◇  与上级沟通的原则

　　◇  与各种性格的领导打交道技巧

　　◇  跨部门的沟通技巧

　　——游戏：究竟是谁的错？

　　二、行政管理人员办公室事务管理

　　◇  后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

　　◇  办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

　　◇  员工安全和保密工作

　　◇  公共关系管理

　　全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末

　　——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

　　三、事物性项目性工作的组织管理

　　◇  事务工作有哪些

　　◇  学会列事务清单

　　◇  用项目计划管理工作

　　——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

　　四、课程分享：我学到了什么？

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