行政文秘职业化-2天

《行政文秘职业化》内容大纲


秘书、助理这样的工作看似简单，而真正做好却很不容易。如果你采访各个企业的领
导和管理层，他们肯定会说找一个好秘书太难了。好秘书的标准是什么？似乎很多人也
说不清楚。经理们希望秘书不仅在生活上做好安排，比如定机票，酒店，安排组织会议
等等，还要在业务上作一个好助手。

秘书工作对人的要求其实很高，而很多人却没有意识到这一点。秘书工作的规范化与
职业化对于企业提高管理效率是非常必要的。



培训收益
■ 提升秘书、助理的职业化精神
■ 掌握基础的秘书技能，对于各项日常工作得心应手
■ 掌握高级的秘书技能，在公文写作等方面独挡一面
■ 做好办公室沟通，有效地进行上传下达
■ 支持上司，成为上司的得力助手


内容大纲

第一部分：秘书人员的角色认知
■ 认清你的角色－助手、管家、人际
■ 你做到了吗？――合格的秘书自测
■ 秘书必备的知识
■ 秘书的十大特质
第二部分：高级职业形象与礼仪
■ 外在形象及服饰的重要性
■ 商务人员形象四原则
■ 商务着装的场合及要素
■ 女性秘书的形象要求
➢ 场合着装
➢ 裙装五不准
➢ 佩戴首饰四大原则
➢ 化妆注意事项
■ 男性秘书的形象要求
➢ 公务西装的选择
➢ 公务衬衫穿着“五”原则
➢ 公务领带的搭配原则和禁忌
第三部分：高效公务接待
■ 办公室接待
➢ 亲切的第一印象：访客优先的原则
➢ 递送名片原则
➢ 商务介绍的正确顺序
➢ 商务接待的陪同礼仪
➢ 商务送别礼仪
■ 座次礼仪
➢ 商务轿车、火车
➢ 商务会议
➢ 中西餐
第四部分：高效办公室活动
■ 电话应对技巧
➢ 摸清对方身份
➢ 摸清对方目的
➢ 因地制宜巧判断
第五部分：高效时间管理
■ 时间浪费的主要因素
■ 帕金森定律
■ 目标的三个层次
➢ 关键目标
➢ 使能目标
➢ 最好具备目标
■ 要事优先－列任务清单的原则
■ 时间管理的技巧
➢ 克服拖延
➢ 避免突发干扰
➢ 学会说“不”
■ 时间管理的细节
第六部分：高效会议管理
■ 会议的概述
■ 会议的效率与规范
会议效率低下的三点防范
■ 会前准备工作
场地选择、会议室选择、会议用品的准备
■ 会议记录的关键
第七部分：高效沟通技巧
■ 沟通三大基本步骤：倾听、提问、反馈
■ 如何与上司沟通
➢ 来自下属的沟通障碍
➢ 如何表达不同意见
➢ 如何对待领导的批评
第八部分：高效公文写作
■ 写作步骤－如何写出好文章
➢ 制定正确的行动目标
➢ 决定文章的正式程度
➢ 决定文章的总体风格
➢ 情感指数
■ 使文章规范的几点建议
格式、标点符号、层次序数、数字使用
■ 办公室电子邮件注意事项
➢ 沟通媒介的选择
➢ 邮件的完整性
➢ 48小时原则
➢ 转发邮件要敏感
➢ To 和 CC
■ 公文范例－常用公文示范讲解
➢ 通知
➢ 通报
➢ 报告
➢ 请示
➢ 批复
➢ 函
第九部分：打造你的影响力
■ 赞美与尊重
■ 让步与变通
■ 诉诸他人的高尚需求
■ 委婉的指出他人过错
■ 让他人参与决定
第十部分：如何成为上司的得力助手
■ 上司眼中的合格秘书 － office glue 与 office wife
➢ 日常事务好帮手
➢ 业务管理好助理
■ 优秀秘书的核心竞争力：视频片断《穿PRADA的女王》
■ 同理心接触——经营你的上司
■ “秘书门”事件――同上司相处的心态
讨论如何定义“Professional Secretary”
■ 与上司达成默契
➢ 有关电话
➢ 有关信件与文档
➢ 有关日程安排
➢ 有关出差
■ 上司的行程安排
➢ 旅行中必备物品清单
➢ 上司临走前的清单
➢ 上司离开期间的清单
➢ 上司回来后的后续工作
■ 上司的日程安排
➢ 哪些日子不适合安排约会
➢ 日程冲突如何处理
➢ 上司外出的细节
第十一部分：秘书人员的职业发展
■ 成长与成功
■ 一生的机会有几次？
■ 关注圈与影响圈
■ 你在和谁竞争
情绪、承诺、自律、自我激励

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