会议高手—深度会谈之艺术(ppt)
会议高手

——深度会谈之艺术
目 录
 …….前言
 …….成功的会议
 …….会议管理
 …….与会规则
 …….主席的职责与注意事项
 …….如何开场、结论、使别人
愿意发言及发问的技巧
目 录
 …….倾听与记录的技巧
 …….主席的工作——促动
 …….会议中的问题
 …….如何发言
 …….报告的种类
目 录
 …….论证的误导
 …….感觉与事实
 …….抱怨的种类及如何抱怨
 …….主持会议的原则
 ……. 庆祝与检讨
会议是学习型组织的修炼场
——深度会谈的艺术
 会议的能力是现代人必备的团队工作能力.
 一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事.
 会议正是团队合作最常用的沟通协调方式.
会 议 内 容
• 会议主题
• 会议目的
• 议程
• 决议
成功的会议
 有效——藉蓍团队的集思广益,解决个人无法完
成或突破的问题,有效达到会议目标。
 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全
感、信任感、认同感,展露个人才能。
 参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健
全发展。
 效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预
定的时间内完成开会,这就是效率。
 学习——在参与开会的同时有更多学习的机会。
会议的管理
• 会议的成本
• 会议召开的时机
• 重要的、紧急的议题
• 需要集思广益的
• 无法私下协商的
与会的资格
 了解实况的人
 有权做决定的人
 重大关系的人(执行者或关心此会议的人)
会议通知需知
• 会议名称:明确点出主题,使人一目了然(如E_MAIL主旨)
• 目的:应详尽说明,方便成员们做相关的资料搜集
• 时间
• 地点
• 议程:应包含开会预定结束时间
• 准备资料
• 与会人员
• 主办单位
会议通知范例
决议追踪
• 什么事?
• 什么时候完成?
• 什么人负责?
• 什么时候报告?
• 如何报告?
议 程 设 计
• 由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。
• 由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。
• 由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。
与 会 规 则
• 要守时,坚持到底
• 要做事前准备
• 针对主题主动发发言,简短扼要
• 对事不对人,不做人身功击
• 予以真诚的肯定及赞美
• 倾听他人发言
• 用积极的话代替消极发言
• 以探询、谦虚代替主观论断
主席注意事项
 独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流
意见的时间。
 火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪
化与他人发生冲突。
 优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、明确。
 加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。
 操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人
操控整个会议的议程。
如 何 开 场
 背景:除了会议召开的背景,也可让与会人
员自我介绍,并说明对会议的期待,以
促进与会人员及会议气氛的融洽
 会议目的
 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序
和预估时间。
 会议期待
开场举例说明
近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。
因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。
首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。
本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!
如 何 总 结
• 宣达决议
• 激励动机
• 评估目标达成
• 过程回顾
• 悬念事项
如何让大家愿意发言
• 塑造会议欢乐、和谐的气氛。
• 建立包容、安全的讨论环境。
• 保持客观,对事不对人。
• 不以言立人,不以言废人。
• 设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。
• 主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。
• 有效倾听与良好沟通。
发 问 的 技 巧
• 开放与封闭
• 空投与指定
倾听的技巧
• 注视对方
• 不中途打断
• 询问不明之处
• 适当归纳
• 不任意表露情绪
记录的技巧
• 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.
• 掌握主词、动词、形容词
• 明确数字
• 运用key word
• 列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向
• 一言以蔽之
主席的工作
• 发言的促动:让大家想发言,并说出想表达的意见。
• 工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作,掌握成
功的机会。
• 创意的促动:提出一些其它产品的优点,激发大家的
创意,将别人的优点用于我们的产品上。
• 问题的促动:主席应提出一些问题让与会人员了解
问题的状况。
• 感情的促动:主席除了要让与会者体会到你的关
怀、感恩、自责、包容、肯定外,还
要让与会者自动自发创造和谐的气氛
会议中的问题
人身攻击
对策:
 对双方进行安抚
 重申议事规则
 重提主题进行讨论
会议中的问题
离题
对策:
• 兜一圈切回主题
• 给予肯定再切断话题
• 将离题的议题留置最后再做讨论。
• 请他做归纳或替他做归纳。
• 事先请将规则讲清楚
• 发言限定时间
会议中的问题
争议不下
对策:
 暂停会议休会20分钟以上。
 参与第三者的意见
 将双方意见列表比较。
 进行不记名投票。
 重整双方意见提出新的方案。
 重申共同利益。
会议中的问题
抱怨
对策:
• 同情其不满的情绪。
• 归纳其不满的原因。
• 寻求解决的方法。
上级指导员发言过于投入
对策:
• 装傻发问
• 重新提出问题
• 幽默有技巧的提醒长官。
会议中的问题
短话长说
对策:
• 适时的制止发言。
• 清其具体的想法。
时间不足
对策:
• 选择重要的议题进行讨论。
• 限制发言人数(可事先登记)
• 限制发言时间。
会议中的问题
争功诿过
对策:
• 主席应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。
• 引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定。
为反对而反对
对策:
• 请他提出更好的对策。
• 引导他思考是否有考虑周延。
会议中的问题
独占发言
对策:
• 主席制止其行为。
• 说明规则并强制执行。
消极的话
对策:
• 发言者的情绪表示理解
• 提振士气,拟定共同目标。
• 呼喊精神口号。
如 何 发 言
 积极的发言
 明确的发言
 尊重的发言
 坦承的发言
 客观的发言
 针对主题
报 告 的 种 类类
 工作完成的报告:你完成了什么工作,何时完成?完成的重点?
 工作异常的报告:工作的预定进度、现在进度、差异进度、差异原因、处置对策及何时会赶上进度?
 请示报告:背景状况、建议内容、事情的经过。
 需要支持的报告:什么事?原因?对策?现况如何?需要哪些支持?
论证的误导
 权威的误导
 经验的误导
 约化的误导
 参考点的误导
 倒果为因的误导
 引信的误导
 采因的误导
感觉与事实
• 感觉——即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断,因此感觉的产生往往因人而异。
• 事实——即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发生的事件相符。
感觉与事实演练
昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗内的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。
判 断 问 题
以下问题你认为是事实者请打 为感觉者请打
1.店主正在收拾店面时,有一个男人出现。
2.那个男人是强盗。
3.此事件发生于昨晚九点过后。
4.打开橱窗的男人是店主。
5.强盗抓取橱窗内物品后迅速跑出店外。
6.有人打开橱窗。
7.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。
8.橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石。
9.强盗威协店主并进行抢劫。
10.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。
问 题 答 案
1.客人未指明是男女 
2.没有明确的线索显示是强盗。 
3. 未指明是白天九点还是晚上九点 
4.没有明确提出店主的性别 
5.没有指明是强盗抓取橱窗内的物品 
6.
7.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走 
8.只说有宝石,没有指明是金饰 
9.均没有在文中提到过 
10.没有明确的数字或说明显示参与的人数 
抱怨的种类
• 复杂性的抱怨
• 人身攻击,在他人身上贴标签
• 算旧帐
• 消极性的抱怨
如 何 抱 怨
抱怨的内容应包括:
• 到底发生了什么事、这造成何种困扰?希望别人怎么做或协助?
• 或可以套用一个公式来作为抱怨的模式:
我了解……只是……它会……是不是可以…………
• 另外可以采用更和缓、柔软的抱怨方式,是从感谢或自责开始
主持会议的原则
• 以人为本——主席应尊重、肯定与会人员,让每
位与会人员受尊重且能够自我发展。
• 停止操控——应在会议中集思广益、促成组织
学习、培养与会能力。不可用职权
来控制议程、只求个人决议。
• 目标与过程兼得——在过程在达到目标,让每
个人享受到学习的过程。
• 对事不对人
• 感觉与理性兼顾
• 解决问题也处理情绪
庆祝( Celebration)的时机
 实时
 真诚
 明确
 学习与成果结合
 情感之交流
 变化的
 正式、非正式场合
 鼓励与自我庆祝
 共同庆祝
 回归生命之真相
查核(Check)的时机
• 上对下
• 单向沟通
• 被动
• 否定
• 强调错误
• 对事不对人
• 严苛 、自我防卫
标竿学习的特点
 自动:有技巧的引导学员,让学员自动提升己的能力。
 与自己比较:引导学员作自我比较,与目
标作比较,以随时检讨与提高。
 过程:共同讨论如何达到所设定的目标,引导学员
思考用何方法达到目标。
 找参考点:寻找标竿做为自己追求的目标。
 肯定:引导中予以适当鼓励与肯定,促进学员不断
学习成长。


THE END !





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