汽车销售服务有限责任公司内部控制程序DOC-47P
对与组织质量管理体系有关文件进行控制,确保各部门所使用文件为有效版本。
2范围
适用于与质量管理体系有关文件控制。
3职责
3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。
3.2管理者代表负责审核质量手册、程序文件。
3.3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.4办公室负责组织对体系文件的管理。
3.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件收集、整理和归档等。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1公司第一级文件质量手册、第二级程序文件，并由办公室备案保存；
4.1.2公司第三级文件包括质量记录和作业指导书及其他相关文件等，由各相关部门自行保存并报办公室备案存档。
4.2文件的编号
GS: ---公司代号；
QA：---质量手册 如:GS-QA-2002A 为公司代号-质量手册-年号+版本号；
QB：---程序文件 如:GS-QB-01-2002A 为公司代号-程序文件号-年号+版本号；
QC：---作业文件/质量记录(第三级文件) 如:QC-4.2-01A为质量记录-标准章节号-序号＋版本号（A-第一版，B-第二版）；
质量手册和程序文件版本说明则直接注明在封面，如第A版；外来文件沿用原编号,方针目标文件以方针目标发布年份作为标识，不设编号。
4.3文件的编写、审核、批准、发放
a)公司管理体系文件如：质量手册和程序文件由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由办公室负责登记、发放；
b)各部门文件由各部门组织编写、汇总，管理者代表审核，报总经理批准，办公室负责登记、发放。
4.4文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件首页加盖“受控”印章，非受控文件则无“受控”印章。
4.5文件的更改
a)质量手册由办公室组织更改，填写《文件更改申请》，经管理代表审核，上报总经理批准后更改，由办公室发放。办公室应保留文件更改内容的记录；
b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。
c)少许修改可采用划改和加上更改内容。
d)具有较多更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6文件的领用
文件使用者应填写《文件登记表》，经相应主管部门负责人审批方可领用。
4.7 文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
a)质量管理体系文件由办公室保管
b)各部门文件由本部门保管。
c)对受控文件,各部门应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。
d)任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.2文件的作废和销毁
a)所有失效或作废文件，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；
b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，加盖“保留”印章 .
c)对要销毁的作废文件，经管理者代表批准后销毁。
4.7.3文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件登记表》，向资料管理员借阅、复制。
4.8外来文件的控制
4.8.1办公室负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章。


4.8.2各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报办公室备案。
4.9每年由办公室组织对现有质量体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审。
5相关文件
《质量记录控制程序》
6质量记录
6.1《文件登记表》
6.2《受控文件清单》
6.3《文件更改申请》
6.4《文件销毁申请》



















汽车销售服务有限责任公司内部控制程序DOC-47P