某上市公司ISO9000-2005之采购程序
QG 湖南计算机股份有限公司管理标准 QG/PLA 10.05-2002 采 购 程 序 2005-03-25发布 2005-03-28实施 湖南计算机股份有限公司发布 1 范围 本标准规定了采购控制要求。 本标准适用于本公司产品所用采购物资（含外协件）的质量控制。 2 引用标准 QG/PLA10.03-2002 产品监视和测量程序 QG/PLA 10.04-2002 不合格品控制程序 3. 定义 无 4. 职责 a) 商务部负责采购物资询价，商务条款确定及供方的评价和管理。 b) 计划员下达物资需求计划。 c) 采购员根据物资需求计划进行采购，并负责采购物资的跟踪。 d) 入库检验班负责采购物资的检验。 e) 仓库管理员负责采购物资的入库、保管和发放。 5. 采购程序流程图 否 是 不合格 合格 6. 工作程序与要求 6.1采购计划的制定 6.1.1计划员接收经主管领导批准的产品定单，根据订单与库存情况制定采购计划，交采 购员执行。 6.2 采购 6.2.1采购员根据采购计划、已核定的供方和价格及采购合同模板编制[采购购销合同]， 发至合格供方，如对方对价格、数量、交货期无异议，则双方签定购销合同；如有 异议而无法协商达成一致，则向第二家合格供方发出[采购购销合同]，直到达成一 致签订合同为止。 6.2.2采购员在拟制采购购销合同时，应执行国家的“合同法”；合同上，采购物资的名称 、型号、规格、技术质量要求、验收标准及方法、付款方式、价格和交货期、违约 责任等必须清楚无误。 6.2.3 采购员拟制购销合同后，需经主管领导审核，或主管领导授权审核确认才能与合格 供方签定正式购销合同。 6.2.4 采购员与合格供方签订供货合同后，应在供货周期内不定期向供方了解备货情况， 确保供方能按期交货。 6.3 采购产品的进货检验 6.3.1采购物资到货后，先置于待检库，由管理员对包装、品名、型号、数量及生产厂家 进行初查，确认无误后填写[送检通知单]交入库检验班，如是样品，则在[送检通知 单]上“样品检验”栏中打“√”。 6.3.2 入库检验班负责人接到[送检通知单]后，按《产品监视和测量程序》进行采购产品的 验证。 6.3.3 经检验合格的采购物资，由仓库管理员入库。 6.3.3 经检验不合格的采购物资，按《不合格品控制程序》进行处理。 6.4 供方的评价、认证、和索赔。 6.4.1 新供方评价的方式 6.4.1.1 对大宗重要批量采购品新供方，采用样品验证、质量保证能力、价格和资信度及售 后服务承诺的评价方式。 6.4.1.2 对安全件的新供方采用样品验证（由安全工程师指导入库检验班验证）并应取得同 类产品安全认证证书的影印件。 6.4.1.3 对一般采购品的新供方采用样品验证。 6.4.2 质量保证能力等证明资料的收集 6.4.2.1 商务部收集下述证明资料影印件之一即可： A. 质量体系认证证书； B. 同类产品的生产许可证； C. 同类产品质量认证证书、安全认证证书； D. 同类产品的优等品或一等品证书； E. 同类产品的有效实验报告（24个月以内）； F. 厂商的资信度证明文件（对大宗、重要批量采购品要提供）； G. 国内外品牌元器件制造商的售权代理书。 1 其他能够证明质量保证能力的文件。 6.4.2.2 当上述证明文件的影印件收集困难时，可向新的供方发出[供方调查表]进行调查， 供方填写并签字盖章寄回后交商务部；对大宗重要批量采购品供方，如果条件允许 ，由商务部组织进行现场质量保证能力的评价，并填写[供应商现场考察表]。 6.4.3新供方的确认。 6.4.3.1入库检验班收到样品及相应技术资料后，安排相应的检验和实验员根据样品的技 术资料和公司产品对它的技术要求进行验证，其验证方法可以是检验和试验、替代 检查等方法；经验证后，出示[物资检验报告]。 6.4.3.2 对大宗重要批量采购品（如CRT、KB、IC和注塑件等）的供方评价，由采购部门组织 相关部门依据样品的[物资检验报告]、质量保证能力的资料（影印件）对供方的稳 定供货能力、价格、资信度、风险及售后服务的承诺（书面协议）等进行综合评价 ，进行可行性确认报分管副总裁批准后列入合格供方名单。 6.4.3.3 一般采购品（如电阻、电容、接插件等）的供方，由采购部门依据样品的合格[物资 检验报告]和质量保证能力的资料，可确认为合格供方并报分管副总裁批准后，列入 合格供方名单。 6.4.3.4采购部门负责人根据确认的供方，编制[合格供方名单]报分管副总裁批准。 6.4.4 采购部门经理负责对合格供方的管理，根据合格供方的月度表现，每季度填写《季度 合格供方评定等级表》，根据合格供方的综合表现，每年度填写《年度合格供方评定 等级表》，分为甲、乙、丙三个等级。甲级为最好，乙级和丙级合格供方需要提出改 进意见，并限期整改。 6.4.5供方索赔。 6.4.5.1采购员与供方签订采购合同时提出相关索赔条款。 6.4.5.2采购物资入厂后出现质量事故导致本公司重大损失时，由相关部门开出质量损失 报告，由采购员综合质量损失赔偿报供方确认。 6.4.5.2商务部负责抵扣货款并对供方发出投诉报告。 7 支持文件 不需用 8 记录 8.1质量记录 8.1.1JL/PLA09.01-2002 采购购销合同 8.1.2 JL/PLA09.02-2002 供方评价报告 8.1.3 供应商现场考察表，季度合格供方评定等级表，季度合格供方评定等级表 8.1.4 JL/PLA09.04-2002 合格供方名单 8.2 工作记录 8.2.1 请购单 8.2.2 送检通知单 8.2.3 领料单 附录A：税控收款机产品代理商评定管理办法 附录B: 外协加工管理办法 附录C：供方品质保证能力调查表 附录A： 湖南计算机股份有限公司 税控收款机产品 代理商评定管理办法 湖南计算机股份有限公司 希诺达税控收款机产品代理商评定管理办法 （适用于省、自治区、直辖市一级代理商） 税控收款机是具有税控功能的电子收款机，它首先能协助税务机关起到监督税源的重 要作用，同时也是纳税人经营中频繁使用的工具。税控收款机的推广应用需要税务机关 的支持与指导，在推广过程中税务机关发挥着组织、领导、协调、监督的作用。此外， 在生产厂商保证产品设计合理、操作简便、质量稳定的前提下，售后服务工作也被提到 了前所未有的高度，为保证服务的质量，必须要有一套高效、可行的服务方案。湖南计 算机股份有限公司（以下简称湘计）根据几年来税控收款机试点的工作经验对代理服务 商在销售和服务方面制定了一整套评定管理办法。 1. 树立依靠税务机关支持、 接受税务机关监督和指导的观念 在税控收款机的推广工作中，一般当地政府要责成税务机关负责对推广工作进行监督 和指导。税务机关设立专管处室，下达推广文件，颁布所辖地区的《税控收款机管理办法 》，围绕税控收款机的推广应用作出具体规定。 代理商在税控收款机的推广工作中,应把握以下要素： 第1条 认真学习、贯彻落实税务机关的文件精神 代理商在税控收款机的推广工作中必须保持与当地税务机关的沟通，严格遵守税务机 关颁布的推行税控收款机的有关文件和《税控收款机管理办法》中有关产品销售和服务的 各项规定，完成税务机关下达的工作计划，履行自己的服务承诺，既要依靠税务机关的 支持，又要自觉接受税务机关的监督和指导。 第2条 税控收款机的安装与培训 税务机关下达计划，确定安装税控收款机的行业范围，划分出区域，规定出安装税控 收款机的时间限制，在税务机关规定的行业范围和时间限制内，代理商应有计划、有步 骤地开展安装工作。在产品的安装过程中代理商应对纳税户进行培训，培训内容包括： o 产品的基本构造、原理 o 产品的操作使用 o 发票的购领、分发 o 开票软件系统的操作使用 o 退票、废票的处理 o 误操作引起的故障排除 o 税务申报、报税回送的操作 代理商对纳税户的培训是产品安装工作中的重要环节。 第3条 专用发票管理 税务机关是发票管理的职能部门，税控收款机的发票管理一般有以下几方面： o 发票格式的确定 o 发票的印制 o 发票真伪的辨别 o 发票的购领、缴销 o 退票、废票的处理 o 发票的兑奖 代理商有责任协助税务机关指导纳税户做好发票的购领、缴销和退票、废票的处理工 作。 第4条 税收征收管理 税收征收管理是税务机关的核心工作之一。税控收款机推广使用的目的在于减少税款 流失，防止纳税人偷、逃税款。使用税控收款机进行税收征收管理的主要内容包括： o 规定纳税人的报税期限 o 纳税人持卡报税、电话报税或网络报税 o 税控收款机纳税户的变更 o 税控收款机的正确、安全使用 代理商要指导纳税户正确使用机器，正确读取报税信息，顺利完成税务申报和报税回 送。 第5条 法律责任 《中华人民共和国税收征收管理法》和《中华人民共和国发票管理办法》以及各级政府颁 布的有关文件是税控收款机推广使用的法律依据，纳税户以及推行税控收款机的生产厂 商和销售服务商都必须服从税务机关的监督与指导，任何违反规定的行为都将依法予以 制裁。下列行为被视为违法行为： o 纳税户发生变更、注销税务登记而未按规定办理有关变更手续的 o 不如实录入销售或经营数据、拒开专用发票的 o 未按照规定安装、使用税控收款机的 o 擅自拆卸、改动或破坏 税控收款机的 o 未经税务机关批准出售、出租或转让税控收款机的 o 转借、倒卖专用发票或不按税务机关规定使用专用发票的 o 私印、伪造和变更专用发票或丢失专用发票存根联及有关资料的 o 非法制造或非法销售税控收款机监制、监封标贴的 代理商不仅自己要遵纪守法，而且有责任、有义务协助税务机关监督纳税户依法办事 。禁止代理商与纳税户串通一气在税控收款机的安装、使用、维修、转移等过程中制造 虚假信息，偷逃税款。 2. 建立湘计总部与代理商本地化相结合的服务体系 为提高服务水平，保证服务质量，不仅湘计总部需要建立一支过硬的技术支持队伍， 而且特别需要生产厂商和代理商共同建立本地化的服务体系，以保证满足税控收款机推 广过程中售前、售中和售后的服务要求。 1. 湘计总部设立技术支持部 2. 湘计在省会城市、直辖市成立技术支持中心 3. 代理商建立本地化服务体系 第6条 代理商必须了解湘计技术支持的工作流程 代理商或用户针对产品使用中遇到的问题，可以向湘计的技术支持中心或湘计总部的 市场营销部门反映情况。湘计技术支持的工作流程如下：
某上市公司ISO9000-2005之采购程序