营业部工作指引
|Standard Success Groups |受控状态 | | |Ltd. | | | |标准志成集团有限公司 | | | |营业部工作指引 | | | | |文件编号 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |页 号 |1/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |营业部组织架构及工作范围 | |部门作用 | |营业部通过对与产品有关要求的识别、评审和与客户的沟通，满足客户的期望与需| |求；通过对客户满意度的调查，达到持续改进服务质量的目的。 | |营业部组织架构 | | | | | | | | | | | | | |工作范围 | |营业部经理负责统筹营业部日常事务和内外信息交流与收集工作。 | |营业主任负责处理合同评审过程中的具体事宜。 | |船务主任负责处理产品船务运输事宜。 | |文员协助船务主任处理具体工作。 | |岗位职责 | |营业部经理职责和权力 | |营业部经理需向董事长覆命，并承担以下责任及权力： | |向有机会成为顾客之商户联络，按照客户要求，发出及核准报价单。 | |确保在产品品质方面有一套有效的顾客联络服务。 | |核准顾客订单要求正确无误，解决订单与报价单出现分岐的情况。 | |处理客户投诉并记录，同时在管理审查会议中提出讨论。参照“QIF流程图”。 | |编制 | |审核 | |审批 | | |Standard Success Groups |受控状态 | | |Ltd. | | | |标准志成集团有限公司 | | | |营业部工作指引 | | | | |文件编号 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |页 号 |2/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |负责将市场新产品开发信息和客户关于老产品改进信息，准确并及时发送东莞工厂| |，并督促属下人员填写“信息联络处理单”。参考《信息沟通控制程序》。 | |培训营业部员工，以提高工作效率。参照《人力资源控制程序》。 | |负责督促一切船务及送货。 | |负责生产能力评估、签发“生产/备料通知书”。 | |遵守公司规章制度。 | |营业部主任责任和权力 | |营业部主任需向营业部经理复命，并承担以下责任及权力。 | |协助营业部经理联络客户及处理“生产/备料通知书”。 | |统计客户订单。 | |负责发出样办订单。 | |处理客户投诉。 | |遵守公司规章制度。 | |船务主任责任和权力 | |船务主任需向营业部经理覆命，并承担以下责任及权力。 | |保持与东莞工厂联络，跟进交货期。 | |负责督促一切船务及送货工作。 | |负责处理信用证、银行及船务文件。 | |文员负责协助营业部处理日常事务。 | |遵守公司规章制度。 | |编制 | |审核 | |审批 | | |Standard Success Groups |受控状态 | | |Ltd. | | | |标准志成集团有限公司 | | | |营业部工作指引 | | | | |文件编号 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |页 号 |3/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |培训 | |营业部经理对新加入员工及每半年对在职员工进行适当的培训。 | |培训内容： | |产品常识介绍； | |变压器的原理和种类； | |国际电压的区分； | |介绍不同地区的安全标准； | |申请安全标准应预备文件：申请书、物料单、结构图、线路图、外形图、胶芯图、| |测试报告。 | |编码制度的认识 | |不同形式的产品编码制度(MODEL NO) | |例： | |ST41-060-0600D | |D----输出类别（AC或DC） | |0600----输出电流，以mA为单位（600毫安） | |060----输出电压，以V为单位（6V） | |41----变压器的大小规格（EI-41） | |T----输入电压指示（代表欧洲，230V） | |S----STANDARD SUCCESS | |例： | |第二个字母S---USA（120V） | |J---JAPAN（100V） | |A---AUSTRALIA（240V） | |B---U.K.（240V） | |编制 | |审核 | |审批 | | |Standard Success Groups |受控状态 | | |Ltd. | | | |标准志成集团有限公司 | | | |营业部工作指引 | | | | |文件编号 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |页 号 |4/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |C---CHINA（220V） | |M---MALAYSIA（240V） | |D---DUAL INPUTS（110/220V，120/240V） | |例： | |SS48-120D-0750D | | | |D----表示输出相同电压、电流 | |M---表示多组输出不同电压、电流 | |SA41-120-0300DC | | | |C----代表附加陶瓷电容C – CAP | |SS66 -120-0400AF | | | |F----表示属铁桥式的变压器（TRANSFORMER） | |不同客户的编码制度(CUSTOMER CODE) | |TYC----TYCO TOYS HONG KONG LTD | |PHI----PHILIPS HONG KONG LIMITED | |同一客户同一型号产品，要求不同的编码制度（PRODUCT INDEX） | |TYC1----TYCO的第一款 | |TYC2----TYCO的第二款 | |新产品的报价、样品处理： | |当营业部收到客户传真或电话查询时，营业部应要求客户将产品要求以书面形式传| |真到本公司，客户要求至少应提供包括：产品规格型号、规范及安全标准（UL、CS| |A认证等）。 | |营业部有需要时可将客户要求转交工程部，由工程部对客户提出的产品要求规格进| |行技术评估。 | |如公司不能满足客户要求，由营业部负责通知客户，否则，营业部将直接发出报价| |单。 | |编制 | |审核 | |审批 | | |Standard Success Groups |受控状态 | | |Ltd. | | | |标准志成集团有限公司 | | | |营业部工作指引 | | | | |文件编号 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |页 号 |5/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |如客户要求样板，由营业部发出样板订单给工程部，工程根据客户要求制 | |作样板，提供测试报告、线路、外形尺寸图纸。 | |客户对公司制作的样板进行确认。 | |如客户确认的样板不能满足要求时，由营业部通知工程部重新制作样板。 | |如样板满足客户要求，应要求客户签板确认，对签板的控制参照《样板控制程序》 | |如客户滑要求样板，需由工程产提供测试报告及“PRODUCT CONFIRMATION FORM”， | |以供客户确定要求。 | |客户确认的文件资料由营业部及文控中心各保存一份。 | |客户对公司制作的样板进行确认。 | |营业部文件处理： | |报价单上有关产品编码及各项内容填写正确。 | |非正式发票----复查订货单，确保产品编号、内容、单价、数量、条款无误。 | |发票、包装单----信用证、订货单及报价单，改错应于改错旁边盖印。 | |落货纸----尽量参照信用证要求，如资料与报价单或其他文件有错，以信用证为准| |。 | |送货单----香港送货的由营业部负责出送货单，东莞出货的由东莞厂方负责出送货| |单。 | |生产/备料通知单----收到订单后，营业部发出“生产/备料通知书”，以便采购部及| |集团总经理确认物料和交货期，营业部收到采购部、集团总经理和董事长签署确认| |的“生产/备料通知书”后再向客户确认接受订单。 | |生产通知书如有修改，再发修改通知单，于编号后加“R”。 | |样板订单----营业部按要求发出“样板订单”及提供有关资料给工程部制作样板。 | |编制 | |审核 | |审批 | | |Standard Success Groups |受控状态 | | |Ltd. | | | |标准志成集团有限公司 | | | |营业部工作指引 | | | | |文件编号 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |页 号 |6/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |信用证的处理: | |收到信用证时应审查内容是否正确，及时核对报价单和订单的相关内容，包括交货| |期，要求文件和其他条款是否合理可行，如有不符或不合理处，立即通知营业部经| |理与客户协商解决。 | |制定（L/C EXECUTING | |FORM），将信用证上所有文件，其他要求和备注填在表格内，每张信用证填一张表| |格。 | |注意整套文件避免改错，如有改错情况，切记于旁边盖公司小圆印。 | |所有文件上一切字眼应依照信用证上的表达方式，不应随意更改。 | |订单统计 | |营业部应将所有订单记录以便统计。 | |设订单统计表列明确客户名称、货品类别、数量和交货期。 | |营业部经理于考虑接受订单时应参考订单统计表。 | |文件编号、存档、储存、处理 | |报价单----Q（01） XXXX（电脑自动编码，一份传真送客户，一份电脑保存， 一 | |份保存客户档案。） | |临时发票----PI（01） XXXX（电脑自动编码，一份电脑保存，一份保存客户档案 | |。） | |发票----IN（01） XXXX（电脑自动编码，两份交给客户，一份送会计部，一份电 | |脑保存，一份存营业部档案）。 | |包装单----P（01） | |XXXX（电脑自动编码，两份交给客户，一份电脑保存，一份存营业部档案，必要时| |发一份予会计部）。 | |送货单----DN（01） XXXX（电脑自动编码，三份送客户，其中一份客户签收后交 | |营业部，一份电脑保存）。 | |传真----F（01） | |XXXX（顺序填写编号，一份传送客户，一份电脑保存，一份保存客户档案。） | |编制 | |审核 | |审批 | | |Standard Success Groups |受控状态 | | |Ltd. | | | |标准志成集团有限公司 | | | |营业部工作指引 | | | | |文件编号 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |页 号 |7/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |信件----L（01） | |XXXX（顺序填写编号，一份送客户，一份电脑保存，一份保存客户档案。） | |生产/备料通知书----PP-01-XXXX（顺序填写编号，一份送采购部，一份送厂总经 | |理，一份存生产通知书总档）。 | |样板订单----S（01） | |XXXX（顺序填写编号，一份传送东莞厂，一份存样板订单档案）。 | |修改文件编号后加（R），如Q（01） XXXX（R）。 | |除营业部员工及指定人员外，其他人等不得擅取以上单据。 | |电脑储存的文件每星期复制一次。 | |参考文件 | |培训控制程序 | |样板控制程序 | |信息沟通控制程序 | |客户投诉处理程序 | |参考记录 | |发票 | |报价单 | |包装单 | |送货单 | |样板订单 | |生产/备料通知书 | |临时发票 | |L/C EXECUTING FORM | |PRODUCT CONFIRMATION FORM | |信息联络处理单 | |编制 | |审核 | |审批 | | ----------------------- 文 员 船务主任 营业主任 营业部经理
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