《高效会务管理》（1天）

《高效会务管理》
课程背景：
会议作为企业管理的重要形式被企业广泛运用，但是会务缺乏管理，会遭到与会人员厌烦，很难起到会议应有的作用，会务管理是所有会务人员必须掌握的方法与技巧。每一个成功的会议只有做到各个环节都紧密相扣才能保证整个的完美运作，而会务管理在其中发挥着环节与环节间的枢纽作用，了解会议和会务管理的基本要领，你才能知道如何去放置以及调节这些枢纽。
“会而不议、议而不决、决而不行、行而不果”的突出问题在企业中非常常见，很多企业管理者一直在思考如何才可以高效开会，进而提升会议效率。本课程讲师罗老师曾在顺丰、巴德富、麦克韦尔等集团型大型龙头企业有成功的实践和经验总结，通过实战学习、分享和练习，彻底解决企业管理者会务管理不力的困惑：
不清楚会议规模与会务安排之间的关系；
会前筹备缺少计划，凌乱不堪导致临时抱佛脚；
会中安排的各种座席、接待等礼仪不专业；
会中流程缺乏部署，会务方向把握不准；
5）会后缺少严密的闭环流程，会后执行不到位；
......
课程收益：
1.了解会议是一种企业活动，需具备对应的特点；
2.了解会议的目的、意义、种类和体系；
3.了解会议效率不高的原因及对策；
4.掌握大中型会议会前、会中和会后的关注事项；
5.掌握会议中的沟通和反馈技巧、主持技巧、速记技巧等；
6.现场设置场景实操训练，讲师点评。
培训对象：企业各级员工、会议策划和组织者、会议主讲者、会议参与者
课程时间：1天
课程形式：理论讲解+分组研讨+视频赏析+现场模拟+实战点评
课程大纲：
一、对会议的基础认知
1.1 会议是一种常见的企业活动
1.会前、会中和会后，策划与执行谁更重要？
2.企业活动的一般步骤
3. 企业活动策划的九大基本原则
4. 企业活动的概念与类别
5. 企业活动的特点
6.企业活动的核心步骤
1.2 会议的含义与种类
1.按时间分：晨会、夕会;周会、月度会、季度会、年度会
2.按参会人分：外部会、内部会、全员会、部门(小组)会
3.按形式分：例行会、办公会、临时会;
4.按内容分：布置会、动员会、汇报会、协调会、总结会、研讨会、培训会
5.按规模分：小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议
1.3 会议管理关注点
1.开什么类型会议？ 
2.会议内容？（会议计划表）
3.跟谁开会？谁必须参与，谁邀请参与，谁无需参与？
4.不开什么会？
二、会务管理常见问题
2.1 会议常见的问题
讨论：您日常组织会议和参会中的问题发现有哪些？
1.开会目的不明确；
2.会前各类准备不足；
3.重要的人未邀请或没来参会； 
4.会中安排的各种座席、接待等礼仪不专业；
5.会中流程缺乏部署，会务方向把握不准，主持方法欠缺；
6.会后缺少严密的闭环流程，会后执行不到位；
2.2 会议的成本 VS 成效
1.直接成本与成效 
2.间接成本与成效 
3.会议的感受与影响
三、高效会议/会务闭环管理实战
3.1 高效会议的基本要求
1.凡是会议，必有准备； 
2.凡是会议，必有主题；
3.凡是会议，必有议程；
4.凡是会议，必有纪律； 
5.凡是会议，必有记录；
6.凡是会议，必有决议；
7.凡是会议，必有追踪；
1) 开会+不落实=零 
2) 布置工作+不检查=零
3）会议管理前中后比例--4:2:4
3.2 高效小型会议管理12345模型--以跨部门会议为例（重点）
1.一个中心--会议目的
2.两个基本点--会前准备、会后跟踪
3.会前--树立与会者的责任意识
1）主持人的守则与责任
2）参会者的守则与责任
3）如何处理会议中的冲突
4.会前准备
1）会议主题及流程 
2）会议地点、时间选择
3）会议文件准备 
4）会议物质准备 
5）会议通知准备
5.会中控制
1）三大主持人主持原则：① 团结与会人员 ② 集中大家注意力
③ 鼓励发言
2）会议记录技巧
3）四种干扰会议行为：滔滔不绝者、交头接耳者、沉默者、跑题者
6.会后落实
1）会议结果明确 
2）追踪计划清晰
3）执行落实奖惩
7.五个高效会议步骤：有效开场、澄清观点、展开讨论、形成决策、总结跟进
3.3 大中型会议管理--以公司大型新春团拜会为例（重点）
1. 大型会议如同军事部署
视频赏析：诸葛亮调兵遣将
2. 企业活动项目风险管理
案例1：2021年东京残奥会升旗仪式中日本国旗意外挂错方向事件
案例2：2021年深圳赛格大厦晃动事件
工具：风险评估事项确认表
讨论：请以公司新春团拜会为例，例举一份项目资源需求清单
1）人力资源
2）财务资金
3）物质装备
4）信息传播
企业活动项目人力资源整合
特邀嘉宾邀请对象、整合策略及注意事项
受众宾客功能目的、整合策略及注意事项
幕后团队成员构成、整合策略及团队管理
合作伙伴功能作用、整合策略及注意事项
企业活动项目物质装备整合
企业活动项目物质装备清单
活动场地功能作用、整合策略及注意事项
活动设施功能作用、整合策略及注意事项
活动装备功能作用、整合策略及注意事项
活动用品功能作用、整合策略及注意事项
企业活动项目信息传播整合
企业活动项目信息传播清单
活动前期传播内容、目的、途径及策略
活动现场传播内容、目的、手段及策略
企业活动项目费用运营
大中型会议会务策划与运营实践指引（重点）
会前调研、策划方案与签呈审批；
启动通知与启动会；
策划组的主要职责、工作内容和注意要点；
宣传组的主要职责、工作内容和注意要点（含会前、会中和会后宣传）；
评优组的主要职责、工作内容和注意要点；
文案组的主要职责、工作内容和注意要点；视频组的主要职责、工作内容和注意要点（含暖场视频、现场视频、各环节视频、现场拍摄和视频录制等）；
主持组的主要职责、工作内容和注意要点；
礼仪组的主要职责、工作内容和注意要点（含迎宾、接待话术、礼仪等）；
化妆组的主要职责、工作内容和注意要点；
现场组的主要职责、工作内容和注意要点（含会场布置等）；
会务组的主要职责、工作内容和注意要点（含接待规格、人员安排、座位安排等）；
车辆组的主要职责、工作内容和注意要点（含车辆安排与管理等）；
安保组的主要职责、工作内容和注意要点（含场内外安全防护等）；
采购组的主要职责、工作内容和注意要点；
案例：BATF新春团拜会案例
四、现场实操演练与讲师点评（重点）
4.1 二选一：
1. 参考“高效小型会议管理12345模型”，现场分角色，结合公司实际场景实操，召开MINI会议，实战演练；
2. 参考“大中型会议会务策划与运营实践指引”，结合公司实际，现场分工协作，做出一个会议会务策划方案，学员代表分享；
4.2 学员互评；
4.3 讲师点评 ；
备注：课后讲师会给很多实操表格、工具、模板，拿来即用！

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