秘书培训课程(1)

一、 秘书概述
1、 英文字典的定义
依The Random House Dictionary of the English Language中对于秘书的定义为：
1) a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
2) a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.

2、 秘书的角色
一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定，秘书除了本身主管外，和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，因此其工作范围是秘书，又是一般的职员，工作领域无法正确的予以划分。因此，渐渐地，现代的工商秘书，已演变成名副其实的“业务秘书”或“公关秘书”了。
3、 秘书工作的性质
秘书的工作，主要为协助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管，如果每天早上自己要打开信件，打字回信、存档处理、接听电话等工作，那么，他们将没有时间来从事高层次的商业活动与计划。所以，必须要有位助理来处理这些办公室事务。这位助理，即是秘书。
秘书工作最主要为辅佐功能，此即是其一主要的意义。秘书工作的另一重要意义为管理。对很多秘书来说，秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。因为秘书常帮助主管处理与主管样关的业务，所以对于主管的工作有一全盘的了解。秘书可以学到如何去指导、督导、规划及处理问题，并且熟悉公司的政策。因此，秘书工作亦是管理人才的训练摇篮，其理由有二：
1、 秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。
2、 秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。

二、 秘书的业务
1、 秘书在一天的工作间中，有三分之二是做下列业务：
打字
接受口授
传真
接听电话
处理信件 与主管商谈
档案管理
准备当天的业务及下班前的业务处理
拟稿及制作信件
2、 秘书业务可分为四类：
资讯管理业务
事务业务
公关业务
综合业务
兹就秘书的功能与业务分述如下：
秘书业务由前述可知分为四类：
1、 资读管理业务
2、 事务业务
3、 公关业务
4、 综合业务
兹分别说明如下：

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