档案管理类制度
档案管理类制度 1. 财务档案管理总则 一、财务档案的内容 财务档案是指投资公司及其所属的各级公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、申 请、说明、报表、凭证、票据、文件、帐簿等有参考价值的原始资料和电子文档。 1. 票据是指包括各种入库单、出库单、销售小票以及其他手写票据等，是企业进行核算的 原始依据。 2. 合同、协议是指公司在日常经营活动中与其他单位或个人依法签订的、具有法律效力的 各种文件，具体包括订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、劳务合 同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（ 加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等。合同、协议是公司与其他企业进行商 品交易，劳务供应的法律依据，也是财务部门进行货款结算的原始依据。 1. 业务合同是指业务部门在商品交易过程中与对方签订的订货合同、销售合同、各类工程 合同和相关协议等。 2. 行政合同是指公司行政部门签订的租赁合同、装修合同、劳务合同、广告合同、财产保 险合同和其他合同等。 3. 融资、投资合同是指与合作单位、金融单位签订的各种合同、协议，包括贷款（银行承 兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等 4. 各分公司签定的各种合同、协议，必须指定专人妥善保管，不得随意乱丢乱放，防止泄 密；过期的合同、协议，应分类装订、登记，集中交到到人事部管理。每年6月30日 ，将过期的合同、协议交总部归档，统一管理，各地不得随意丢弃、撕毁。 二、档案的上缴 1. 固定的财务档案，如报表、凭证、票据等要在年度营业结束后，上交分公司财务部档案 管理员处，具体时间为每年的6月30日以前，上交隔年的财务档案。 2. 非固定的财务档案，如合同、协议等要在合同、协议执行完毕后交公司财务部档案管理 员处； 3. 所有档案必须按规定装订、归类，交接过程必须清楚，填制交接清单（附表一）。交接 清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。 三、财务档案的保管 1. 对应归档的材料加以分类、整理，编制两张目录表即档案总目录表和明细分类目录表， 并制定分类编号，以便快速检索。 2. 将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与目录表相对应。 3. 每一册档案要编写页号，该号码用铅笔写在每页材料的右上角。 4. 将应存档的材料名称。主要内容、册数、页数等登录上分类目录表及总目录表后，装入 统一标准制作的案卷内。 5. 对档案库要采取防火，防盗、防蛀、防强光、恒温、恒湿等措施。对以上设施要经常检 查，发现问题要马上向财务部经理报告，并协助经理采取补救措施。 6. 对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整。准确。帐目 与实物是否相符，对破损、载体及变质的档案及时修复和区别登记。 7. 每月一次将上月的资料用计算机软盘做出备份，另行保管（如保险柜）。该套软盘同样 做出编号和内容登记。 四、财务档案的保密规定： 1. 档案管理员要尽职尽责，严守企业机密。 2. 严格执行借阅、调用制度。 3. 对机密、绝密文件要严格借阅手续，未经批准不得翻印和复制。 4. 不得在私人通信、电话中涉及企业机密，不得在公共场合涉及企业机密，不得与无关人 员谈论企业机密。 5. 财务档案密级分为秘密、机密、绝密，对绝密文件只限指定的人员使用。 1. 绝密文档是指向各单位上报的报表、公司的各类有价证券、会计帐簿、记账凭证以及系 统电脑识别密码 2. 机密文档是指公司各类统计报表、分析报告以及重大的发展战略等文档 3. 秘密文档是指涉及到公司开办、发展过程中保留的数据分析、网点布局等重要资料 五、财务档案的使用及借阅规定： 1. 各分公司总经理、副总经理级以上人员、财务部经理调阅档案可直接到档案管理员处填 调阅手续。 2. 部门经理级以上的人员需借阅档案时，应填写借阅单，财务部经理签字，可到档案管理 员处办理手续。 3. 一般工作人员需借阅档案时，要有经理及经理以上的人员批示，经财务部经理签字后， 方可借阅。 4. 阅览应在档案室内进行，如需借出时，须填写《文件借阅登记表》。借出时间不超过三天 。 附表（文件借阅登记表）： 文件借阅登记表 NO：001 |文件目录 |文件名称 |借出日期 |归还日期 |备注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 财务总监： 分公司财务经理： 借阅人： 5. 对绝密档案的借阅，要公司总裁和财务总监批准方可。 6. 档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。 7. 借阅及退还时，要当面清点，退还时办理注销登记。 8. 各职能管理中心需调阅财务档案的，需经公司财务总监审批。 9. 公司监察审计、财务管理中心进行工作检查和稽核不受本规定制约，必须全力配合。 财务档案管理员的职责 1. 负责对财务档案进行统一编号与保管。 2. 依据制度，负责提供财务档案使用、借阅服务。 3. 负责档案库的全面管理。 4. 管理员调动工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有人监交，尤其是电脑密码 和使用资料。 5. 财务档案的移交:财务档案转交时，必须办理移交手续，并由监交人、移交人、接收人 签章。 6. 财务档案的保管年限 |档案名称 |保管期限 | |一、会计凭证类 | | |1、原始凭证、记帐凭证 |15年 | |其中：涉及外来的会计凭证 |永久 | |2、银行存款余额调节表 |3年 | |二、会计账簿类 | | |1、日记账 |15年 | |其中：现金和银行存款日记帐 |25年 | |2、明细账、总账、辅助账 |15年 | |3、涉及外来对私发行的会计账簿 |永久 | |三、会计报表类 | | |1、主要财务指标快报、年未盘点表 |3年 | |。 | | |2、月、季会计报表 |15年 | |3、年度会计报表 |永久 | |四、其他类 | | |1、会计档案保管清册及销毁清册 |25年 | |2、财务预算计划 |3年 | |3、主要财务会计文本、合同、协议 |永久 | 请各财务部门严格按照本档案管理制度执行，保证公司各类文件档案的保密性、完整性 。 2. 合同管理制度 摘自《永财通字【2003】第0028号》 目前我公司分全国合同和地方合同两种，其分发和存档流程规定如下： 一、全国合同 大盘合同：营销管理中心各营销部长签订后3日内交营销管理中心合同管理员，合同管 理员留存合同复印件，同时在5日内将合同复印件交各分公司营销部合同管理员和各分公 司财务部返利结算员，将合同原件交财务管理中心应收返利专员存档。 分销合同：各分公司营销部依据大盘合同签订分销合同后3日内交本分公司营销部合同 管理员，合同管理员留存合同复印件，同时在5日内将合同复印件交营销管理中心合同管 理员和财务管理中心应收返利专员备案，将合同原件交各分公司财务部返利结算员存档 。 二、地方合同 各分公司营销部签订地方合同后3日内交本分公司营销部合同管理员，合同管理员留存 合同复印件，同时在5日内将合同复印件交营销管理中心合同管理员备案，将合同原件交 各分公司财务部返利结算员存档。 合同到期后营销部门应于合同到期后三个月内签订新合同，如在规定时间内财务部门 未收到新合同的，财务部门有权拒绝付货款。 三、合同的签定与付款 对新增供应商、商品种类，凡未签订新一年度公司统一制订供货合同的，分公司财务 部一律停止付款。 对前一年度已签订，次年度未签订的，可由供应商出具证明，可进行正常结算工作； 财务部应加紧对前一年度返利、费用进行核对清收工作。 对前一年度到目前为止未签订合同的供应商，财务部一律停止货款结算工作，应责令 营销部业务人员补签合同后方可恢复结算。 各分公司财务部在结算时，必须由（合同保管）返利费用结算人员确认后，方可付款 。对违规操作的人员一律作除名处理。 四、非家电零售产业的合同上交要求 为加强财务监控力度，保证公司收入的完整及时，成本费用的预算体制，要求下列部 门新签定的合同复印件在签定后三日内上交分公司财务部，如不及时上交，将按财务内 控细则处罚。对于成本费用支出类未签订合同或合同未上交财务部的，财务一律停止付 款。 直供批发部： 主机销售合同，工程安装合同，外发安装合同，主机采购合同，材料采购 合同，各种追加合同、临时性协议，各类成本费用支出协议。 技术服务部： 安装卡结算合同（与供应商签订），委托安装协议，安装工计件结算标准 （自装），与供应商签订的维修合同，以及其他协议。 手机维修中心：与厂方签订的维修协议，代理鉴定服务协议。 房产分公司： 外包施工协议，购置土地协议，临时用电等各类成本费用支出协议。 物流部： 配送协议（包括门店踏头和外叫车协议），仓租协议，以及其他成本费用 支出协议和收入协议。 连锁中心工程部：委托制作协议，委托施工协议，内部委托施工制作协议（与分公司签 订），各类项目预算表，制作协议（对外业务），以及委托协议（大康， 强胜）。 家居分公司： 租赁协议，与家电的费用分摊协议，购销合同（自营），租金和代收费协 议（商铺），以及其他成本收入、成本费用协议。 上海地区由各财务组长收集归档，并作为本项工作的第一负责人。外省分公司由分公 司财务部经理指定专人进行合同管理归档列表工作，并每月的3日前将合同列表清单交财 务管理中心。 3. 结算票据管理 摘自《永财通字【2003】第0010号》 为加强公司内部监控、保证公司收到和支付资金的安全性，现对财务结算票据的收支 作如下规定： 一、管理规定 1. 支票由出纳统一保管、开具，每日核对已开支票存根号码与空白支票的号码的连续性 ，防止支票的遗失。 2. 支票签发必须注明收款人，写明金额，不得签发空白支票，并加盖“不得转让”；特殊 费用支付无法确定金额的，经财务经理批准后，按估计金额在小写中相关格子中填 写￥。如：估计支付在1万元内，则在支票“万”一格中填写￥。 3. 支付票据必须由领款人在票据存根上签字。 4. 财务印鉴必须二人保管，财务经理保管法人章，出纳保管财务章，出纳开具票据后必 须交会计审核盖章后方可支付，必须严格保管财务印鉴。详见第十二章第四节《财 务印章管理制度》 5. 收到的即期票据，包括支票、本票、银行汇票在一天内解缴银行，不得积压。 二、处罚规定 1. 印鉴不实行分管制度的，对会计和出纳各处100元罚款。 2. 未经批准签发空白支票的，对出纳处200元罚款。 3. 支付票据无收款人签字的，每发现一处对出纳处50元罚款 发生支票遗失的，对出纳处100元以上的罚款；如造成公司损失的，还需按损失金额 进行赔偿。 以上规定自二00三年二月十九日起实施。 4. 合同专用章交接的通知 摘自《永【2004】财通字第0083号》 根据永2004营（规）字第03号：营销合同审批及管理规定，合同专用章应该由分公司 财务部返利主管保管，请各分公司在04年4月20日前把合同专用章交接给分公司财务部返 利主管，严格按照公司制度实行审批流程。财务中心审核全国性合同后，由上海分公司 财务部加盖合同专用章。 相关要求： 1. 临时协议必须加盖合同专用章，否则财务部一概不承认该协议的有效性。 2. 不管是合同正规文本还是补充协议必须交同一审核人进行审批才能有效，杜绝补充 协议不审批就盖章的情况出现。 3. 财务部必须每周催促合同的签定进度，对于全国性合同请营销中心合同专管员复印 后交给财务管理中心应收返利专员，由应收返利专员每月定期邮寄到分公司财务 部返利主管。 4. 重申：04年5月1日后没有正规营销合同的供应商，分公司财务部不得付款。 5. 财务软件安装授权及财务系统授权规定 摘自《永【2004】财通字第040017号》 为保证公司财务信息的安全性，现对财务软件及财务系统授权作如下规定，望信息管 理中心及分公司系统部遵照执行 一、财务软件范围 用友财务软件、英克ZW账务系统 二、授权 1. 财务部人员 1. 范围：财务部人员指在分公司财务部办公的人员及独立门店会计、出纳人员，非独立门 店的门店财务主管、台...
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