第七章 财务运作和信息沟通
第七章 财务运作和信息沟通 本章内容简介 7．1财务运作管理 7．2信息沟通和保存 7．1财务运作管理 办事处在体制上是隶属于相应平台的经营性分支机构，其财务运作管理由总部财务部 统一负责，执行总部的财务制度。 各办事处使用总部财务部统一的MIS系统，对财务进行管理。 7．1．1财务运模式 ★ 财务人员 办事处的财务管理工作由集团财务部指定的平台财务人员负责；各办事处设置行政专 员岗位，担负出纳职责，在财务方面的业务上对集团财务部负责。 ★ 核算方式 办事处的核算在相应平台进行，办事处发生的费用均在相应平台报销，行政专员按照 集团的规定定期将收入打入相应平台。 具体财务运作见《xx总部财务管理》、《办事处财务管理规定》、《办事处内部财务管理 规定》。 7．1．2财务报表 向当地财税部门报关这的《损益表》、《资产负债表》由办事处行政专员填制，并同时报 关平台财务人员。 办事处行政专员每周填制《收入周报表》，每月与其他财务表一同报送平台财务人员。 总站将《费用明细简表》和《收入周报表》及填制的《办事处模拟损益表》一并发至办事处 。 为帮助经理更清晰地了解经理的经营状况，在这里我们重点介绍《费用明细简表》、《 收入周报表》、《办事处模拟损益表》的内容。 7．1．2．1费用明细简表 费用明细简表是记录办事处各项费用的简易汇总表。它通过“本月实际”、“本年累计 ”、“累计比年预算”的数字对比，使经理清楚地了解到各项费用情况，及时对照预算，控 制开支。 成功地参与和控制成本和费用，意味着准确地预估经理的正确控制和良好的商业意识 。切记：控制成本和费用，绝不意味着不能降低服务水准，损害xx服务形象。 办事处 年 月费用明细简表 硬件维修量： 维修总量： 当月人数： |序号 |项 目 |本月实际 |本年累计 |累计比年预算|异常项目说明| |一 |营运费用 | | | | | |1 |办公用品及消耗 | | | | | |2 |报刊杂志费 | | | | | |3 |低值易耗品 | | | | | |4 |市内电话费 | | | | | |5 |长途电话费 | | | | | |6 |移动通讯费 | | | | | |7 |网络通讯费 | | | | | |8 |邮寄费 | | | | | |9 |境内差旅费 | | | | | |10 |市内交通费 | | | | | |11 |租车费 | | | | | |12 |汽车费 | | | | | |13 |会议费 | | | | | |14 |招待费 | | | | | |15 |礼品费 | | | | | |16 |内部业务费 | | | | | |17 |开办及登记费 | | | | | |18 |设备维修费 | | | | | |19 |税金 | | | | | |20 |人力资源费用 | | | | | |二 |工资福利 | | | | | |1 |工资福 | | | | | |(1) |职工薪金 | | | | | |(2) |员工食堂费 | | | | | |2 |员工福利/活动费 | | | | | |3 |员工培训费 | | | | | |4 |员工招聘费用 | | | | | |5 |加班餐费 | | | | | |6 |劳保费 | | | | | |7 |劳务费 | | | | | |三 |办公位费 | | | | | |1 |折旧 | | | | | |2 |房屋租金 | | | | | |3 |水电费 | | | | | |4 |物业管理费 | | | | | |5 |房屋维修及改良支出 | | | | | |支出费用合计 | | | | | 费用从用途分，可分为营运费用、人力费用、办公费用。从整个办事处内费用是否可 以由经理控制上分，我们将费用可分为可控制费用和不可控制费用两部分。 可控制费用 可控制费用是通过经理在营运中通过管理手段，可进行控制的费用，这些费用都可以 通过他们在日常管理中得到有效地控制。经理在进行日常财务控制时，应更多地注重这 部分费用。 可近控费用包括： |1．办公用品及消耗 |2．市内电话费 |3．长途电话费 |4．网络通讯费 | |5．邮寄费 |6．境内差旅费 |7．市内交通费 |8．汽车费 | |9．运杂费 |10．会议费 |11．招待费 |12．礼品费 | |13．内部业务费 |14．设备维修费 |15．加班餐费 |16．劳务费 | |17．水电费 | | | | 不可控制费用 不可控制费用是指通过经理的努力，比较难以控制的开支。 不可控费用包括： |1．报刊杂志费 |2．低值易耗品 |3．移动通讯费 |4．租车费 | |5．开办及登记费 |6．税金 |7．工资福利 |8．员工福利/活动费 | |9．员工招聘费用 |10．员工培训费 |11．劳保费 |12．折旧 | |13．房屋租金 |用 |15．房屋维修及改良支| | | |14．物业管理费 |出 | | 7．1．2．2收周报表 为了使经理了解办事处的收情况，行政专员应每周填写《办事处收入周报表》，每月将 报送总公司财监部。 办事处 年 月收周报表（单位：元） |周数 |时间 |软件收入|备件升级收 |务件销售收 |其他收入|小计 | | | | |入 |入 | | | |第一周| 月 日至 月 | | | | | | | |日 | | | | | | |第二周| 月 日至 月 | | | | | | | |日 | | | | | | |第三周| 月 日至 月 | | | | | | | |日 | | | | | | |第四周| 月 日至 月 | | | | | | | |日 | | | | | | |本月合计 | | | | | | 7．1．2．3模拟损益表 《模拟损益表》由总公司财监部真制，发至办事处，使经理更清晰地了解经理的模拟损 益情况。 经理模拟损益表 单位：元 |序号 |项目 |本月金额 |全年累计金额 | | |维修收入 | | | | |软件服务收入 | | | | |备件销售收入 | | | | |其他收入 | | | |一、营业收入总额 | | | | |销售备件成本 | | | |二、营业成本 | | | | |营运费用 | | | | |人力费用 | | | | |办公位费 | | | |三、营业费用 | | | |四、税金 | | | |五、税后模拟净利润 | | | 营业收入总额 1. 维修收入：指经理从事保内硬件维修，技服本部按照考评办法，为办事处核算的模拟收 入。 2. 软件服务收入：指办事处为客户提供软件服务而获和的收入。 3. 备件销售收入：指办事处为客户提供保外硬件维修和升级服务的收入。 4. 其他收入：营业外收入 营业成本 5. 销售备件成本：指备件销售和升级时，支付备件办事处的备件成本。 一段时期内的销售的备件产品成本应按如下公式进行计算： 本时期销售的某类备件量×单价=某类备件产品成本 营业费用 6. 营运费用：指保证办事处日常营运而支付的费用，如电话费、运杂费等。 7. 人力费用：指为办事处人员支付的费用，如员工工资、福利等。 8. 办公费用：主要指固定资产折旧、租金、装修费、水电费等。 税金 这个数字是每月根据营业额所应上缴的税款。当然，由公司结算的保内维修收入是模 瓞的，因而这项收入不属应纳税的范畴。 税后模拟利润 税后模拟利润=营业收入总额-营业成本-营业费用-税金 7．1．3办事处内收费 办事处应严格遵守下列收费原则： ★ 所有有偿服务收费必须执行反服本部统一确定、发布的价格； ★ 办事处必须将各项收费价格明码标价，张贴在办事处内明显位置； ★ 在向客户收费前，应向客户出示报价单。 在收费时应物别注意下面几点： ★无论何种情况，只要向客户收费，都应该向客户提供发票； ★ 发票上填写的金额必须与向客户收取的金额相一致； ★ 所有收到的款项必须在两个工作日内交到行政专员； ★ 一定要建立监督机制，对涉及收费的项目要逐一进行电话回访。 7．2信息沟通和保存 办事处的信息沟通可分为办事处与客户的沟通和办事处与技服本部的沟通。对不同内 容信息的，由行政专员、业务主管、培训技术支持工程师分别保存。 7．2．1办事处与客户的沟通 客户信息是xx宝贵资源，办事处应将这些信息及时更新并妥善保存。客户信息和维修 状态主要通过办事处内MIS系统反映。 办事处要妥善保存客房的信息，不得向技服本部和办事处任何未经授权的人员泄露。 7．2．2办事处与技服本部的沟通 办事处和技服本部之间的信息传递渠道主要有以下几种： ☆ Internet网页 本部发布有关xx仪器的技术信息； 本部发布有关对xx服务人员的培训信息； 本部发布本部业务处制定的管理规定。例如备件管理、服务忌语、意见调查等。 办事处可以通过访问 网址查询相关信息。 ☆ E-mail电子信箱 对上述技术资料、培训资料或其他公告、通知，为了保密或者确认传递到达，本部也 可能通过E-mail方式传递给办事处。 ☆ 邮寄或电话 有时候也会通过邮寄或电话方式传达上述部分信息。 7．2．3办事处文件、信息的保存 ☆ 行政专员负责以下文件、信息的整理和保存 人事资料 培训资料 财务账务和报表 公司、本部文件 办事处日常行...
第七章 财务运作和信息沟通