其他机构采购物流流程
其他机构采购物流流程 3．1 其他机构采购的特点 其他机构主要是指社会上存在的一些专业团体及社会服务机构，如各种职业团体、业 余团体、专业学会、行业协会、学校、医院、卫生保健组织、新闻机构、图书馆、博物 馆、文艺团体、基金会、福利和慈善机构等。这些机构一般不以赢利为目的而向社会提 供一定的服务，可以将这些机构称之为非赢利组织。非赢利组织采购者与生产企业和中 间商一样，都属于中间顾客，非赢利组织要根据职责范围内的使用对象的需要进行相应 的商品采购。 然而，这些非赢利组织的商品采购也具有自身的一些特点： ⑴　经费预算受到限制。由于非赢利组织的日常运转活动经费主要来自政府财政拨款 和社会捐助，经费预算与支出受到严格控制。其采购遵循量需而出，量入而出的原则， 不能随意突破。 ⑵　采购程序更加复杂。非赢利组织的采购是为了满足其服务对象的需要，要受到公 众的监督及许多规章制度的约束。为了使有限的资金发挥更大的效用，非赢利组织必须 制定规范的采购程序，采购人员只能严格按照规定的条件购买，缺乏自主性。非赢利组 织采购过程的参与者众多，程序也更复杂。 ⑶　高质量和低价格是影响购买决策的最关键因素。由于受到经费预算的限制，大多 数非赢利组织在采购时往往更倾向于选择报价更低的供应商。但是，非赢利组织购买商 品是为了维持组织运行和履行组织职能的需要，所购商品的质量和性能既要能够保证这 一目标的实现，又要使目标群体对使用该产品或服务感到满意。所以非赢利组织在采购 时不能一味地强调价格低廉，同时对产品或服务的质量有着很高的要求。 2. 其他机构采购的方式 非赢利组织的商品采购方式一般包括以下几种： 3．2．1 公开招标选购 采购部门通过传媒发布广告或发出信函，公布你采购目标商品、规格、数量和有关具 体要求，要求供应商在规定的期限内进行投标。通过开标，将会选择报价最低的符合要 求的投标者来供货。 3．2．2 合同谈判选购 非赢利组织的采购部门可以同时和出选出来的若干供应商就某一采购项目的价格和有 关交易条件进行谈判，从中选择符合要求的供应商签订采购合同。这种方式主要适合于 复杂的采购工程项目，因为它们需要巨大的研究开发费用和面临巨大的风险。 3．2．3 日常性采购 指非赢利性组织为了维持日常办公和组织运行的需要而进行采购。这类采购所需资金 较少，购买者对商品也比较熟悉。政府购买者通常采取现金支付的方式进行采购，如购 买办公桌椅、小型办公设备及文具等。 3．3 其他机构商品采购流程 非赢利组织经常要采购一些商品，采购的商品可分为内部自用物品的采购和对外服务 物品的采购，内部自用物品是指根据工作需要而需采购的自用品，如自用设备和办公用 品；而对外服务物品是指为客户服务所需要的相关物品。在明确了以上的商品需求之后 ，非赢利组织就可以着手进行相应的商品采购了。非赢利组织商品采购的流程简图如8- 9所示。 [pic] ⑴　申购。申购责任人按照申购单(资产管理处统一印制)的要求逐项填写。 ⑵ 审批。申购单经项目负责人签批，送经主管部门核对后送资产管理处采购。 ⑶ 采购方式的确定。根据申购单报送的采购项目和金额，资产管理处的采购小组提出采购 意见。①符合招标条件的，进行公开招标或邀请招标；②不符合招标条件的，进行竞争性 谈判采购，询价采购或单一来源采购(包括定点采购)。 ⑷ 采购。要经过这样几个环节：① 招投标领导小组批准进行公开招标和邀请招标的，由采购小组组织招投标活动，专家、 用户代表、有关领导组成评标委员会，推荐中标单位，并由相关部门进行现场监督；② 竞争性谈判采购、询价采购，由资产管理处的采购小组与申购单位责任人共同商定3个（ 含）以上的供应商进行谈判、询价并最后确定供应商；③ 单一来源采购（包括定点采购），由资产管理处的采购小组与申购责任人共同确定供应 商；④ 进口器材的采购由采购小组参照上述办法确定供应商，但申购单必须送资产管理处物资 设备科，以配合外贸公司办理进关手续、办理减免税手续、配合海关在五年监管期内对 进口货物的监管等；⑤ 自购器材由各采购小组参照上述办法确定供应商。 ⑸　签署合同。要经过这样几个环节：① 资产管理处的采购小组将招标结果、竞争性谈判采购、询价采购和单一来源采购的结果 经申购责任人确认，并由申购单位与供应商签订技术协议或条款；② 采购小组与供应商进行最后商务谈判，资产管理处代表本机构签署合同；③ 因科学研究和教学工作需要进口的器材，以及国际组织、外国政府、外国友好团体、个 人、华侨、港、澳、台同胞无偿赠送的进口仪器、设备、物品，由资产管理处统一与代 理进口的外贸公司和海关联系，办理接受赠送批文、报关批文和免税手续。 ⑹ 合同的执行。合同正式签订生效后，资产管理处的采购小组即对合同进行跟踪管理：① 根据合同规定，必须预付款的，应在规定时间内办理；② 催促供应商履行合同，按时交货；③ 将供应商履行合同情况和发货时间通知申购责任人，让申购单位做好接货和验收前的准 备工作；④ 组织提货、送货；⑤ 申购单位组织验收小组按合同规定的技术条款进行验收。验收过程中如出现与合同不符 或质量问题，立即通知资产管理处采购小组联系供应商解决；⑥ 验收报告由验收小组成员签字，申购单位在规定的时限内入帐后将验收报告送交资产管 理处，以办理报销手续；⑦ 付款和报销手续由资产管理处的物资会计统一到机构财务处办理； ⑺ 维修服务。仪器设备在使用过程中出现故障，需要供应商解决的，使用单位可直接与供 应商联系。若联系后不能妥善解决的，可要求资产管理处的采购小组协助联系解决。 以上是非赢利组织的采购流程，而要实现采购商品的实体转移就要涉及相应的物流作 业。商品采购的物流作业系统包括包装、装卸与搬运、运输与仓储等环节，各环节的物 流作业内容可参看零售商的商品采购物流作业。 ----------------------- 申购 审批 采购方式确定 采购 签署合同 合同执行 资料归档 图8-9 商品采购流程示意图
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