功能详解-财务管理
1SAP R/3 系统中的财会子系统
1.1企业结构的变化
企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化， 并且使业务流程 日益复杂。 这种趋势推动了产品和业务流程的革新和对信息高速公路的应用。 所有这些 都要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作。 有时效性的决策必须基于不断 地提供的实时的信息。
SAP R/3 系统提供包括所有业务领域的业务处理流程的集成的解决方案。
1.2管理手段
由财务会计、 管理会计和金库三个模块组成的财会子系统是整个解决方案中重要的部 分。 通过财会子系统内不同的模块之间的联系和与其他应用模块如后勤和人力资源模块 的集成， SAP R/3 的财会子系统就成为公司所有部门的管理工具。 与后勤供应链中从采 购到销售的数据接口能够优化经营管理业务流程， 而包括与客户、 供应商以及金融机构 的策略性业务伙伴在内的功能则更进一步强化了 SAP 的解决方案的有效性。

1.3决策的基础
除了提供财会数据， 财会子系统必须首先为公司的战略决策处理经营数据。 对经营状 况的计划、 控制和监测功能都已经加入到文档和管理功能中。
SAP R/3 系统的财会子系不受公司规模的局限。 小到一个销售代理办事处， 大到一个 跨国集团公司均可以应用其功能。 该系统同时也能适应不同行业和国家的需要。
预先设定的系统可以直接用于不同的行业， 例如特别设置的会计科目表等
1.4国际性的应用系统
对于跨国公司， R/3 系统提供了可塑性很强的可应用于不同国家的功能。 R/3 系统能够 满足一些主要的工业化国家在多语种、 多币种以及那些在税收政策、 报表和支付方式方 面的特殊需求。 运用 SAP R/3 系统可以构筑一个能够对不同国家和地区的子公司进行法 定会计合并的会计系统。
1.5主要功能模块

SAP R/3 财会子系统向您提供一整套强有力的应用模块。
财务会计 (FI)： 由总分类帐、 应收帐款和应付帐款、 固定资产、 法定合并以及特殊统计 会计功能组成；
金库模块(TR)： 由现金管理、 金库管理和基金管理组成；
管理会计(CO)： 由一般费用成本核算、 生产成本核算和获利能力分析组成；
以上模块提供了处理经营管理业务的基本功能， 并且满足了基于决策需求的报表功 能。SAP R/3 系统还针对您的业务提供了一些集成的、 强有力的附加功能。
投资管理(IM)： 该模块允许用户在整个公司范围内对资产投资项目作计划， 并且对每一 项具体的投资进行控制。
业务计划与控制(EC)： 包括管理合并和利润中心会计核算。
执行信息系统(EIS)： 提供更广泛的业务数据。

1.6财务会计

一个有效的、 现代的财务会计系统必须满足内部的和法定的会计核算方面的要求。
法定会计必须能够按有关规定向股东、 债权人、 劳工组织以及社会公众披露并提供所 需的信息， 而有效的公司管理会计必须包括控制和转移的功能。
1.6.1 适用性
SAP R/3 系统对会计信息的公开性依据有关各国会计法规进行了相应的定义， 同时也 适用于国际性的企业。 R/3 的财会子系统符合 40 多个主要工业国其中包括中华人民共和 国的会计法规的有关规定， 在此， SAP 公司保证其软件系统符合国际性应用的要求。
1.6.2 集成性
SAP R/3 系统的集成性确保了会计信息能够满足自动更新的要求。 当用户在后勤模块 处理业务时， 例如物料的收到和发运， 这些业务所引起的财务上的变动将立即自动地记 入会计系统。 SAP R/3 系统充分考虑了关于公司和财税方面的法规。
此外， SAP R/3 系统为其用户提供了电子化处理同业务伙伴之间的数据交换的功能， 例如与客户、 供应商、 银行、 保险公司以及其他信贷机构的业务往来。 获取信息是任何 业务往来的重要组成部分。
明晰的参考数据和各种协议保证了自动处理功能， 即便用户没有完整的信息也不妨碍 业务， 比如处理付款。 一般讲， 只有一些例外情况才需要手工处理。

SAP R/3 的工作流功能包括：定义周期性业务处理任务；
• 将这些周期性业务指定到相应的业务部门；
• 保证用户要求的期限
1.6.3 关于各类凭证的原则
在 SAP R/3 系统中发生的所有业务都将依据凭证的有关规定记帐。 这种规定将保证从 资产负债表到每一张凭证的审计线索。 在用户完成记帐之后， 可以立即看到凭证本身， 科目的余额以及相关科目的清单。 用户也可以立即对资产负债表和损益表进行分析， 当 然， 这一切都是清晰准确地显示在您的计算机屏幕上。
1.6.4 文档系统
完整的文档系统也是综合的与集成的控制系统的基本要素。 只有对所有的业务进行全 面的确认才能保证对企业的决策层和经营层的监测。 财会子系统确保用户的控制部门能 实时地提供相关信息。
财会子系统由以下模块组成：
• 总分类帐
• 法定合并
• 应付帐款
• 应收帐款
• 固定资产
• 特殊分类帐
1.6.5 会计科目表
总分类帐会计核算所使用的会计科目表既可以用于单个的公司， 也可以运用于整个集 团公司。如果 SAP 的系统必须同时满足跨国公司和特定国家的法规的要求， 用户可以分 别 定义会计科目表， 保证财会方面的功能。 SAP 提供的样板会计科目表可以使用户方便 地实现这方面的功能。 当然， 用户也可以重新创建一个(或多个) 会计科目表。
1.6.6 货币
为了满足许多国家对货币的法规的要求， SAP 系统允许用户同时使用多达三种货币作 为记帐和结算的本位币。 所有的业务处理均能以记帐本位币、 集团公司货币以及客户自 定义的硬通货记入帐本。
R/3 系统提供了自动处理有关外币评估、 信息分类以及应收帐款到期处理的功能。 这 些将对用户的月末和年终结算有很大帮助。
1.6.7 资产负债表
SAP R/3 财会子系统可以根据不同的类型， 维护不同的资产负债表：
• 科目余额清单
• 资金流的分析表
• 结算日期的资产负债表
• 年度财务报表
系统甚至允许客户向外界如银行和新闻界提供适当的关于企业运作状况的信息。 在后 勤和人力资源管理子系统发生的与财务相关的业务也会实时地更新有关记录。 在后勤子 系统记录的业务处理会自动地记入财会系统， 如果有必要， 也能记入管理会计系统。 这 就保证了在后勤子系统发生的诸如收到货物和销售产品这样一些业务， 能够同时反映到 财会系统中， 有效地保证了数据的一致性。 同样地， 诸如工资、 奖金等业务也会得到同 样的处理。
1.6.8明细分类帐
除了能够将后勤子系统与财会子系统集成之外， 在财会子系统内， 总分类帐同样能够 与明细分类帐紧密连接。 所有与明细分类帐中借方和贷方科目(包括固定资产模块)有关的 业务， 均会同时反映到总分类帐和资产负债表上。 因此， 明细分类帐与总分类帐之间总 是一致的。
1.6.9合并财务报表
与单独的企业财务报表相比， 合并财务报表已经显得日益重要。 SAP 系统允许客户能 够选择多种方式来对集团公司下属的各个子公司的业绩进行评估。
集团公司的合并资产负债表不是简单地将子公司的资产负债表进行简单地相加而得。 合并资产负债表应当反映对资产、 应收帐款、 债务、 利润和销售收入进行重新分类、 评 估和合并。

1.6.10 法定合并
在SAP R/3 财会子系统的法定合并模块中， 对这一功能有非常形象的描述。 通过与财 务会计和固定资产系统的集成， 数据可以直接从各个财务报表中汇总过来， 这就使法定 合并的业务处理大为简化， 此外， 还可以减少因为不同的软件的使用而造成的数据转移 中带来的错误。
除了法定合并以外， SAP 系统允许用户在计划值的基础上经常地结算和作合并会计报 表， 另外， 用户还可以对不同的业务领域自行定义报表。
1.6.11 应收帐款
应收帐款模块是在 SAP R/3 财会子系统中对客户帐户进行监测与控制的模块。
在此模块中， 帐户分析、 示警报告、 逾期清单以及灵活的催款功能， 都使用户可以 方便地处理客户未清项。 而信函功能能适合任何企业的要求， 可以用于付款通知书、 对帐单和帐户清单。
在收款时， 用户既可以用简便的直接输入方式， 也可以使用自动数据传输方式。
同销售与分销模块、 现金管理模块以及在损益表中的客户特定的功能之间的接口， 为 所有业务处理提供更多的信息。 此外， SAP 的信贷管理、 流动资金计划以及利润核算功 能也能提供实时的和一致化的数据。
1.6.12 应付帐款
SAP R/3 财会子系统的应付帐款模块对所有供应商的财会数据进行管理。 它是与采购 模块集成的一个部分， 也是销售与分销模块中关于发货、 发票和付款数据的来源。
包括折扣在内的付款功能可以用正规的书面形式和电子数据交换媒介(如 EDIFACT, EDI) 来处理。 系统支持所有国际支付方式。 为检索未清项， 系统提供帐户分析、 逾期 分析、 以及风险分摊的功能。
在应收帐款模块中， 余额审计线索、 帐户清单和凭证日记帐记录下所有的业务处理。

1.6.13 固定资产会计核算
在 SAP R/3 财会子系统中的固定资产模块中， 加入了许多新功能。 它们反映了在固定 资产管理领域中的新需求， 如：
• 在生产自动化方面日益增长的需求
• 质量要求不断提高
• 越来越复杂的设备和更多的法规方面的要求
SAP R/3 财会子系统的固定资产管理模块能涵盖所有主要工业国家在法定报表和对资 产价值的评估方面的要求。 能处理资产的购置、 废弃、 转移和折旧等业务的输入、 计算 和处置。 除了法定的对资产价值的评估， 用户可以自定义许多折旧和评估的方法。
系统提供了灵活的功能使用户可以对资产进行不同方式的折旧、 估算利息以及保险金 方面的处理。 同样， 用户也可以在内部分析时选择不同的指标和顺序来处理报表功能。 用户自定义的对资产价值的评估模拟优化了用户的计划处理。 这种模拟的功能为用户提 供了对资产价值的不同视角， 并且能处理计划值和实际的投资。
1.6.14 特殊分类帐
SAP R/3 财会子系统的特殊分类帐模块为特定的客户提供了特殊的计算功能。 在此模 块中， 一个分类帐可以通过对科目的特殊设置(如成本中心、 产品等)， 获得不同的视角 来反映科目的余额。 它能满足不同的厂商对报表的要求。 用户可以对每一个分类帐进行 计划、 分配和货币转换处理。 当实际业务发生时， 这些特殊分类帐也能自动地更新。



2 财会子系统的组织结构

一个有效的会计系统不仅仅包括帐本、 科目和凭证， 组织结构也是其基本组成部分。 组织结构针对公司制度、 税收制度和管理上的要求来设置参数。

2.1 财务会计和管理会计的集成
SAP R/3 系统运用明确的或隐含的科目分配原则， 将相应的组织结构单元来更新分类 帐。 系统还允许用户在那些属于 SAP R/3 管理会计模块中的管理会计项目， 如成本中 心、 订单、 成本对象和利润中心等之间转移实际价值。
对当前公司结构和未来策略的描述取决于用户在 SAP R/3 财会子系统中如何使用这些 组织结构的术语：
• 集团公司
• 公司
• 公司代码
• 业务部门
• 利润中心
2.2 公司代码
在最简化的情况下， 公司代码就是一个会计实体， 在其内部没有任何法定报表的要 求。
在比较复杂的公司结构中， R/3 系统的分级功能往往用于划分或集成公司的组成部分， 这就引出了两个通常的公司概念----集中式模式和分布式模式。

2.3 集中式公司的管理模式
公司 代表了一个独立法人实体， 由一个或多个公司代码组成。
公司代码 是一个法定的会计主体。 在公司代码中确定会计年度、 币种以及税务报表。
业务部门 能帮助描述出企业内部的结构。 用户可以用业务部门来对产品组或地区性结构 的资产和盈亏状况进行分析。
利润中心 是一个富有灵活性的管理会计概念， 用于对企业内部的业务领域的职责进行 分析。 一个公司内部的一些项目如成本中心、 资产、 物料以及象生产和客户订单等衡量 企业经营状况的项目都被归结于利润中心。 此外， 利润中心中的内容要比业务部门更为 详尽。
2.4 分布式公司的管理模式
公司 是一个独立法人实体， 在此同集中式相同。
公司代码 在这种模式下表示一些高度独立并且分布式的业务单位， 这些部门可以汇集到 会计单元中。 SAP R/3 的财会子系统能够自动处理跨公司代码的业务， 系统对每个涉及 这类业务的公司代码产生凭证。
业务部门和利润中心 的概念在此与集中式模式中相同。
2.4.1 分布式系统 （ALE）
这里对公司业务结构的考虑超出了计算机系统在描述一个公司的业务流程方面的局 限。 公司业务是可以分离的。 例如， 分布式的后勤系统与一个集中式的财会子系统的 组合， 或者一个分布式的客户和供应商管理系统与一个集中式的金库子系统的组合。 用 户可以使用应用连接系统 (ALE) 在几个子系统之间完成这种组合， 它允许财会子系统保 持集中式的功能。 系统能以高度的协调和业务的汇总来避免数据的冗余。
此外， 现代的财会系统已经不仅仅是一个确保会计数据的适用性和完整性的工具， 它 们已经成为适应变化中的业务环境的灵活的电算化系统了。
2.5 集团公司报表
2.5.1 集团公司
复杂的组织日益需要一个全景式的会计报表。 与单独的会计报表相比， 集团公司会计 报表显得越来越重要。 另一个趋势是， 用在特定的方针下作出的资产负债表来描述一个 集团公司。 这同单独的会计报表是不同的。
集团公司可以细分为一些合并的单元。 它们可以是象业务部门那样基于法规要求的独 立的公司。 在集中化的公司里， 经营性的公司代码中的数据都直接集中到集团公司总分 类帐中。 否则， 这些数据就周期性地使用 ALE 协议记录到集团公司总分类帐中。 用户 可以从非 SAP 的系统中获得数据， SAP 为此提供特殊的工具。 对法定合并单位和集团公 司进行重组的能力是国际性会计系统的基本要求。 SAP 的系统满足用户对数据在法规方 面的要求， 这也包括满足全国性的和地区性的分布式公司的要求。
3 作为系统集成的中心 --- 总分类帐
作为 R/3 财会子系统的集成的中心， 总分类帐为对外会计的要求提供广泛的功能。 其 公开性、 集成的数据流和对用户友好的界面， 满足了作为现代的， 国际化使用的财会系 统的要求， 简化了财务决策的业务处理流程。
集成的总分类帐使用户可以得到公司的所有重要的业务流程的数据。
在满足国际会计惯例的前提下， 用户可以用不同的会计科目表和货币将有关项目记帐 到总分类帐中。 使用多种资产负债表结构的灵活的报表功能可以从不同的汇总层次上向 用户提供明晰的相关数据。 此外， 系统可以让用户方便地查寻科目的余额和行项目。
特殊用途的分类帐可以作为总分类帐模块报表系统的补充， 完成其无法达到的功能。
会计年历可以用于控制周期性的工作如期末结算等， 它可以帮助用户建立工作计划， 并将不同的工作分配给特定的人。
4 总分类帐基本术语
4.1 公司代码
根据国际会计标准 (IAS)， 法定的 或独立的会计实体是财务会计的核心概念。 对独立 会计实体的一个基本要求是披露资产负债表和损益表。 在 SAP 系统中， 公司代码就代表 了独立的会计实体。 它是从许多不同的业务部门中汇总会计数据的中心组织结构单元。 公司代码也是对外会计系统的最小组织结构单位， 它代表了一个完整独立的会计系统。 一个公司代码将综合考虑税务、 商务和其他方面的因素， 与一个独立的法人公司非常相 似。
公司代码在财会子系统中的功能是什么？
公司代码是财会子系统的中心组织结构单元， 它控制了资产负债表和损益表数据的披 露。
4.2 业务部门
公司代码是一个法定实体， 代表一个独立的会计单位， 除此之外， 用户还可以在 公司代码之外建立代表特定的业务领域或责任中心的组织结构， 可以将输入到财务会计 中的数据分配到指定的单元中， 业务部门中可以包括各种单位， 如产品组、 利润中心、 工厂、 办公室等。
在一张凭证上， 每一个记帐到总分类帐中的行项目均可以指定到某个业务部门。 在 此， 系统还允许用户对记帐到不同的公司代码中的数据组合成新的数据汇总。
所有主要的会计项目， 如完整的损益表、 固定资产、 应收帐款和应付帐款、 库存货 物等， 均可以在业务部门中得到评估。

业务部门在财会子系统中的功能是什么？
业务部门是在公司代码之外的一个组织结构， 它为企业内部的业绩评估提供了不同的 层次和视角。
4.3 凭证
4.3.1 凭证原则
SAP R/3 的财会子系统遵循严格的财务会计凭证原则。 所有的会计业务都以会计凭证 方式记帐到会计系统中。 凭证是一个数据载体， 它包含了能影响科目余额的数据， 即 行项目。 凭证具有以下功能：
• 准备创建资产负债表的直接数据来源；
• 通过凭证， 用户可以将有关数据分配到成本中心、 订单和项目中；
• 它为许多明细分类帐的业务处理如付款和催款等提供数据。
一个独特的凭证创建系统、 结算记帐规则和严格地审核凭证的格式与内容的体系， 确保了只有完整正确的凭证才能记帐到财会子系统中。 在财务会计模块中， 所有的科目 余额和汇总数据都能正确地回溯到每一个正确记帐的凭证中。
为了能用唯一的标准来处理大量的业务， 财务会计模块提供以下功能：
• 用独特的记帐和输入规则来创建凭证；
• 由大量的参数来控制凭证输入。
凭证抬头是凭证的重要组成部分。 凭证抬头包括凭证号码和凭证日期等数据， 凭证的 主体是若干个行项目， 它们都代表了特定的业务。 行项目中记录了业务金额、 科目和附 加的科目分配。
4.3.2 基本凭证参数
以下基本凭证参数是用于标识每一个业务处理的：
• 凭证类型： 凭证类型包含用于管理不同的凭证的控制数据；
• 记帐码(输入类型)： 记帐码用于确定行项目记帐的方向， 借记或贷记。 它还确定 了记帐科目的类型(总帐科目或明细分类帐帐户)和记帐数据输入的屏幕格式。
• 凭证号码： 每一张凭证都有唯一的号码， 有的是系统自动分配， 有的是用户自定 义。 在任何情况下， SAP 系统确保凭证号码的唯一性。 系统允许用户按业务类型 (发票、 预付定金等) 定义凭证号码值的范围， 这就意味着不同的凭证能被正确地 分类和存储。
• 科目内容和类型： 包括付款条件和其他科目的指定。
SAP 的财务会计模块提供所有关于凭证管理方面的功能， 包括在以前的会计期间记 帐等。 在凭证记帐后， 其数据可以显示、 更改、 冲销和归档。 整个凭证始终是一个单 元， 而凭证之间的联系也始终存在。
独特的凭证原则确保了所有集成的系统和其业务或行项目在业务上的连接。
4.3.3 更改凭证
凭证在被记帐后也可以更改， 当然， 所有影响科目余额的字段是不可更改的， 这些 字段包括：
• 记帐金额
• 科目号码
• 记帐码
• 会计年度
• 税额
有些可以更改的字段取决于同财会子系统一起安装的模块， 用户可以对其他字段定义 相应的规则， 确定在什么情况下， 什么时候和如何进行更改。 用户可以指定某些科目分 配可以在记帐期间未关闭时更改， 还可以设置系统参数， 确保数据不被更改。 在会计部 门结算后， 把数据传送到其他系统中。
更改凭证可以象显示科目和凭证那样使用排序和查寻功能。 只要有适当的授权， 用户 可以方便地切换显示与修改而不会丢失当前显示的视图。
在SAP 财务会计模块中， 凭证有什么功能？
SAP 的综合凭证管理体系符合凭证的基本原则， 凭证可以快捷方便地按用户的需要进 行调整， 并且正确地记帐。
4.4 会计科目表
SAP R/3 的财务会计模块能满足在法规、 资金流和记帐分类方面的要求， 提供灵活可 变的方式来建立总分类帐。 会计科目表是会计系统用来记录资产价值和价值流的分类系 统， 此外， 它还确保了科目文本的正确翻译。
在 SAP 系统中， 会计科目表有以下形式：
• 作为经营需要的会计科目表。 经营用的会计科目表包含了日常经营管理所需要的 科目， 也允许进行特殊的， 在公司范围内的业务处理。 财务会计和成本核算都使 用同一个会计科目表。
• 作为地区性的会计科目表。 地区性的会计科目表包含了为满足当地有关法规而设 的科目。 记帐的数据是基于政府的规定和预先定义的一些规则而处理的， 其项目 和经营用的会计科目表有所区别。
• 作为集团公司的会计科目表。 集团公司会计科目表包含了在集团公司内使用的所 有科目， 其记帐数据是基于外部集团公司会计的要求， 集团公司会计科目表的项 目与经营用会计科目表不同。
SAP 系统提供定义不同的会计科目表的功能， 使灵活多变的评估成为可能。 记帐数据 可以在公司的层次结构的不同层面上处理。 日常的凭证是记帐到经营性会计科目表中 的， 同样， 用户也能按某个国家的特定要求进行会计评估， 也可以将经营用会计科目表 与集团公司的需要相结合。
4.4.1 会计科目表的组织结构
为了满足不同的要求来建立会计科目表， SAP 的财务会计模块提供两种不同的方式来 建立一个或多个会计科目表：
• 使用集中式的组织结构， 用户指定一个特定的， 通常是在集团公司层面上包括所 有科目的会计科目表， 供在集团公司内的所有公司代码使用。
• 使用分布式的组织结构， 在公司代码层面建立会计科目表， 对每一个公司代码定 义一个会计科目表。 它们可以是跨国公司， 有许多分部和利润中心， 以及跨几个 行业的集团公司。
4.4.2 在多种语言方面的灵活性
只要指定所需要的语言代码， 每个会计科目表就可以被翻译成多种语言。 SAP R/3 的 国际性设置使用户在同一会计科目表中使用多种语言。 其科目名称在用多种语言输入 后， 可以为用户显示其所需的语言的内容。
在财务会计模块中的会计科目表有什么功能？
会计科目表在不同层次上的使用， 使用户可以在公司结构的不同层次上处理会计数 据。
4.5 总分类帐科目
每一个用于记帐的科目都在总分类帐中定义， 它们包含了描述其功能的信息， 这些 信息是保存在每个科目的主记录中的， 它们控制着对该科目的记帐和对记帐数据的处 理。
4.5.1 总帐科目主记录的结构
总帐科目主记录分为两部分：
• 关于会计科目表的数据。 这部分数据用于整个主记录， 如总帐科目号码， 科目 名称， 确定科目是资产负债表科目还是损益表科目。 此外， 用户还可以用它来 规定主记录中用于公司代码部分的数据的有关控制信息， 如科目组和屏幕格式。
• 关于公司代码的数据。 这部分数据包含了如何控制业务数据的输入与记帐的参 数， 如何管理科目的数据， 以及其他与公司代码相关的数据， 如货币、 税码、 统驭科目、 行项目的显示和未清项的管理等。
基于公司的组织结构， 两部分数据既可以分开处理， 也可以同时处理。 这就允许用户 按自己公司的惯例来控制对主记录的责任。 比如， 用户可以在整个集团公司内预先定义 好所有科目中关于会计科目表部分的数据， 而属于各子公司的雇员则只有权力来处理关 于公司代码的数据， 当然， 用户也可以给其雇员处理两部分数据的权限。
4.5.2 对主记录的处理
SAP 系统可以将创建、 修改和显示总帐科目主记录的功能分开。 用户可以对其雇员按 照职责要求给予不同的权限。 每一个新的主记录都被分配到一个科目组中， 科目组是以 下列指标来对总帐科目进行分类的：
• 科目号码的分配。 对于有相同或相似用途的科目， 如银行存款科目等， 用户可以 为之预定义总帐科目号码的数字范围。
• 用户界面的屏幕格式。 用户可以对总帐科目组指定一些强制性的或选择性的字 段， 不需要的字段可以去掉。
SAP 的财务会计模块为创建总帐科目主记录提供多种方式， 这些方式使用户能灵活简 便地在系统中设定所需要的会计科目表。 用户既可以使用系统提供的会计科目表样本， 也可以自己建立会计科目表， 以下方式可供用户选择使用：
• 复制一个会计科目表。 用户可以使用系统中的会计科目表作样本， 复制一个自己 的会计科目表，再根据需要， 对其作一些改动。
• 参照方式。 参照系统中现有的会计科目表， 把所需要的样本科目设置到其中， 让 系统自动建立所有科目。 当用户使用标准系统时， 这种方式最好。 当然用户应当 给科目新的名称和号码。
• 数据传送方式。 在先前系统中使用的总帐科目主记录可以传送到 R/3 系统中。
• 样本科目方式。 在系统中预先定义一些样本科目， 对许多科目的主记录中的字段 预先定义。 这种方式在用户有几个公司代码且它们的业务基本相似时最好。
用户也可以修改、 冻结或删除个别的主记录中的字段， 也能增加一些字段或增加新的 总帐科目。 系统提供了灵活多变的查寻功能， 所有的输入都被记录下来， 以保证对主记 录维护的正确性。
4.5.3 行项目显示
行项目显示的功能使用户能得到某个科目中的未清项、 统驭科目和暂存项目的概况， 用户能够确定哪些项目应当显示在屏幕上。 即使在显示清单已经出现在屏幕上时， 用户 也能动态地改变显示。 多种分类排序的选择， 如按号码、 凭证日期、 科目分配等， 使 用户能以交互方式来选择、 汇总和排列所需要的凭证项目。 查寻和汇总功能在相应的屏 幕上可以方便地地使用。 行项目显示功能适用于：
• 在一个公司代码中的一个科目
• 用任务清单方式显示集团公司中的一个科目组
用户可以随时从行项目清单切换到单个凭证的显示。 行项目清单可以由系统输出或在 电子表格软件中处理， 还可以通过 SAP 办公室管理系统以电子邮件方式发给特定的人， 他们可以将其存入自己的微机中， 用 Excel 软件处理。
4.5.4 科目余额
只要当凭证记帐到某一个科目， 该科目的余额就被更新。 用行项目显示的功能可以指 出凭证中哪个行项目被记帐到相应的科目， 用户可以显示科目余额和相应的凭证的行项 目。 科目余额按会计期间分借贷方向用户显示了与之相关的业务数据的概况。 可用的分 类指标包括科目号码、 公司代码、 会计年度、 业务部门和币种。 在科目余额显示中， 用户可以直接进入行项目显示。
在 SAP 的财务会计模块中， 总帐科目的功能是什么？
大于总帐科目和其功能， 以确保对业务处理的正确记帐， 同时有效地管理凭证和显示 行项目。
5 总分类帐的主要业务处理
5.1 计划
如果用户需要一份有意义的资产负债表和损益表， 那么资产负债表和损益表中不同形 式的计划和实际值的比较就很重要了。
由于以下原因， 计划功能在 SAP 系统的财务会计模块中具有重要意义。
• 计划中包括了公司代码、 业务部门和总帐科目；
• 会计期间的详细数据；
• 所有的相关参数；
• 以不同的形式保存的。
在一个公司代码中， 用户可以对科目或科目与业务部门的组合作计划。 计划是基于 资产负债表和损益表结构的。 SAP 的标准系统包括一些以树状结构显示的可更改的计划 模式， 用户可以对以下方面输入计划值：
• 完整的资产负债表和损益表
• 业务部门
当计划值输入后， 用户能够作以下工作：
• 自动分配
• 按期间分配
• 作为参考
• 结转
• 复制
它们可以快捷地以不同的形式显示并用于比较。 在预定义有关参数和结构的前提下， 财务会计模块能自动处理计划功能。 另外， 用户可以方便地增加， 改写和选择数据， 这 就确保了在所有层次上进行计划。
财务会计模块的计划的灵活性是如何体现的？
总分类帐的计划功能可以在不同的组织结构、 期间和不同的形式中单独执行。 用户可 以预定义其结构与内容。
5.2 总分类帐科目记帐
5.2.1 一次性记帐的原则
所有需要记帐的业务都必须在遵循有关记帐的规则的前提下记入公司代码中的相关部 门与科目中。 只有在保证原始数据的前提下， 记帐的数据才有可能是精确、 可靠和完整 的， 这就意味着所有公司实体的原始数据的来源与责任部门均处于监控之中。
总分类帐的记帐数据来源于以下方面：
• 如果 SAP 物料管理系统 (MM) 也安装使用并且集成到系统中的话， 诸如发货等经 营业务就会自动地记帐到总分类帐中；
• 在明细分类帐中的记帐， 例如 SAP 的固定资产会计核算模块被使用与集成， 资产 的购置会生成总分类帐的凭证记帐；
• 在总分类帐中的直接记帐。
与此同时， 必须考虑与管理会计模块的关系。 凭证、 科目的分配和对业务的记帐均取 决于集成系统的类型。 记帐的凭证、 原始数据和科目的分配都同时反映在总帐和明细分 类帐上
5.2.2 数据集成
明细分类帐在下列层次上与总分类帐完全、 综合地集成：
• 主记录
• 业务数据
• 报表
主数据的集成包括了会计科目表和与成本核算相关联的明细分类帐的所有科目关系。 主数据的参数也可以共享， 数据可以相互检验正确性与有效性。
记帐数据的集成反映在以下方面：
• 中央数据库是唯一的业务数据的存储仓库；
• 核心凭证的有关行项目中包含原始数据和相应的科目之间的联系。
一个共享的数据库意味着：
• 不会产生和维护数据冗余；
• 可以完全验证的文档和检查系统；
• 对所有应用模块可以全面地存取数据；
• 报表和信息系统的完整的设置。
数据的集成是明显的， 因为对于一个业务处理的所有凭证都是通过预定义的科目之间 的关系而联系在一起的。
所有的明细分类帐均能集成在一起是非常重要的。 在各个业务层次上彻底的数据集成 是 SAP 系统的一个重要的优势， 每个记过帐的业务将自动影响所有相关的评估， 自动传 输的数据确保了一个实时的和网络化的财务会计和管理会计系统的有效性。
5.2.3 明细分类帐与总分类帐的协调一致
带有各种资产和资产负债表科目的会计科目表为总帐和各明细分类帐之间建立了记帐 的关联。 统驭科目的作用是当在明细分类帐中发生记帐业务时， 其行项目将自动地记帐 到相应的总分类帐科目 (统驭科目) 中， 并且其结果将反映到资产负债表上。
对总帐科目余额的更新是自动地并且同时发生的， 这就确保了：
• 总分类帐与明细分类帐始终是一致的；
• 集成的报表可以显示在明细分类帐中记帐的具体凭证；
• 财会信息系统可以马上使用所有与资产和损益相关的帐务；
• 财会信息系统可以马上显示所有与资产和损益相关的帐务；
5.2.4 数据输入的工具
SAP R/3 系统提供众多的数据输入工具和自动功能， 这意味着大量不同的记帐数据可 以有效、 正确和完整地输入到系统中。 使用系统的授权功能， 每一个相关的人士可以使 用许多这类功能来满足特定的需求。 系统提供以下功能来帮助凭证输入：
1. 技术性的输入工具：
• 数据维护
• 附加功能和调整未完成的数据输入
• 对统计性的注释项的记帐
• 数据值的传送
2. 参考方式：
• 借用已经记帐的凭证、 样本凭证或指定科目的凭证来更改或增加输入
3. 自动记帐
• 周期性记帐处理
• 关联性记帐 (现金折扣、 增值税等)
4. 控制功能
• 对凭证中字段的格式与内容进行检验
• 对凭证的确认
5.2.5 附加的检验功能
SAP 的财务会计模块允许用户对每个使用者和每一部分的信息定义附加检验， 例如， 可以对每个使用者在下列应用领域检查其是否可以记帐：
• 一个科目
• 一个业务部门
• 一个公司代码
• 一个成本中心
• 一个成本对象
对在凭证中的关联数据的有效性检验确保了所输入数据的正确性。
5.2.6 多种货币的处理能力
财务会计模块允许用户同时使用三种货币， 以下货币类型是系统提供的：
• 集团公司货币
• 全球公司货币
• 硬通货
• 索引货币
在凭证上用户可以用任选的货币处理， 与此同时， 在总帐科目中将记录相关的货币金 额。
总分类帐确保了经营业务的集成， 所有业务处理只需要输入一次原始记录， 其数据可 以集中处理和用于评估。
5.2.7 未清项管理
在每个总分类帐科目中都可以使用未清项管理， 这个功能使用户可以根据凭证来结清 借贷方余额。 使用未清项管理功能的科目可以在业务处理中更新余额。
5.3 结算
5.3.1 在会计年度内的结算
每天的结算不必通过记帐来调整。 当用户输入有关业务凭证后， 可使用下列报表的功 能：
• 每天的准确无误的科目余额以及凭证的行项目；
• 用户指定日期和排序方式的凭证日记帐。
凭证日记帐具有重要的检验和对帐功能， 而且可以为期间结算提供精确的数据。 用户 可以对每个公司代码和科目定义两个未结算的期间。
财务会计模块允许客户用月结算来为年终结算作周期性的数据准备工作。
用户可以使用下列标准程序来处理结算：
• 用统驭项来更新余额审计线索；
• 建立一个完整的、 自定义的和可排序的日记帐；
• 对凭证和其总计金额进行对帐；
• 对凭证进行重新组织和归档处理。
这些准备工作对那些在年终结算程序中要使用的科目和行项目进行了处理， 此外， 年 终结算所使用的所有功能均可以用于月度或季度结算。
每天和月度结算使用户可以观察和评估明细的盈亏数据。
5.3.2 年终结算
年终结算可以基于月度结算的数据， 但这并非必须要这么做。 SAP 系统为年终结算提 供一系列特定的功能， 用于处理相应的科目和行项目。 以下是对资产负债表作调整的重 要步骤：
• 关闭记帐期间；
• 对未清项和总帐科目余额进行外币评估；
• 按付款期限对包括未清项在内的客户和供应商列出收付款清单；
• 确定客户帐户中的贷项和供应商帐户中的借项；
• 对外币评估、 调整和待摊预提项记帐；
• 打印资产负债表和损益表。

功能详解-财务管理