七种高效率处理工作的工具

一．▋SWOT分析法

▋Strengths：优势

▋Wea.knesses：劣势

▋Opportunities：机会

▋Threats：威胁

意义：帮你清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

二． ▋PDCA循环规则

▋Plan：制定目标与计划

▋Do：任务展开，组织实施

▋Check：对过程中的关键点和终结果进行检查

▋Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划

意义：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

三． ▋6W2H法

▋What：工作的内容和达成的目标

▋Why：做这项工作的原因

▋Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人

▋When：在什么时间、什么时间段进行工作

▋Where：工作发生的地点

▋Which：哪一种方法或途径

▋How：用什么方法进行

▋How much：需要多少成本

意义：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

四．▋SMART原则

▋Specific 具体的

▋Measurable 可测量的

▋Attainable 可达到的

▋Relevant 相关的

▋Time based 时间的

有的又如此解释此原则

▋S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统

▋M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的

▋A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标

▋R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察

▋T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限

意义：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

五． ▋时间管理-重要与紧急

A、重要且紧急

▋紧急状况

▋迫切的问题

▋限期完成的工作

▋你不做其他人也不能做

B、重要不紧急

▋准备工作

▋预防措施

▋价值观的澄清

▋计划

▋人际关系的建立

▋真正的再创造

▋增进自己的能力

C、紧急不重要

▋造成干扰的事、电话

▋信件、报告

▋会议

▋许多迫在眉睫的急事

▋符合别人期望的事

D、不重要不紧急

▋忙碌琐碎的事

▋广告函件

▋电话

▋逃避性活动

▋等待时间

优先顺序=重要性*紧迫性

意义：在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

六．▋任务分解法[WBS]

即Work Brea.kdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则：

将主体目标逐步细化分解，底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法：

▋至上而下与至下而上的充分沟通

▋一对一个别交流

▋小组讨论

WBS分解的标准：

▋分解后的活动结构清晰

▋逻辑上形成一个大的活动

▋集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点

▋所有活动全部定义清楚

意义：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作，才能统筹安排你的时间表。

七．▋二八原则

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明：

80%的销售额是源自20%的顾客

80%的电话是来自20%的朋友

80%的总产量来自20%的产品

80%的财富集中在20%的人手中

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