高效会议筹划与管理（一天大纲）

高效会议筹划与管理
课程设计&主讲 : 李旭升
企业在生存与发展过程中，开会无疑成为必不可少的一项重要的工作，然而我们在开
会上花费的时机过多，耗费的精力太大，浪费的成本过重，而有多少大会、小会、长会
、短会是必需开的会？又有多少是激烈争辩、冷嘲热讽、推诿拖沓、无果而终的会？有
多少利润和效率被消耗掉？当开会不可避免，请把会议当作项目一样运作，有选择地开
会，有目的的开会，有效率的开会，让开会为我们倍增绩效、创造效益。本次课程会简
明扼要、深入浅出的向大家介绍实战性、操作性极强的开会程序和方法、经验和技巧，
以从根本上使会议真正成为企业发展的发动机。
课程目标：（Targets）
1、提高会议效率
2、规范会议流程
培训对象（Participants）
企业中、高层管理者
课程主体内容（Main points）
1. 高效会议的管理之道
1. 会议常见病“三多一少”
1. 会议多
2. 耗时多
3. 参会多
4. 检核少
分享：无效会议烦人歌
2. 会议制约因素与改善
1. 时间不合适 & 改善建议
2. 地点不适宜 & 改善建议
3. 主持少经验 & 改善建议
4. 参会太盲目 & 改善建议
5）发言没技巧 & 改善建议
6）效果没要求 & 改善建议
3、高效会议的八大准则
1）互动认同、目的议题先确立
2）计划周详、精心筹备与组织
3）主持擅长、决策关键都到场
4）合理划分、程序时限不离谱
5）讨论热烈、正反利弊有碰撞
6）归纳总结、决议任务有担当
7）执行检核、责任结果有反馈
8）公正客观、效果评估多高分
重点提示：高效会议五要五不要
2. 小型会议筹备与组织
1. 小型会议筹备组织“315”
1）3 个关键环节
组织者：(1）会前筹备与准备
(2）会中管理与服务
(3）会后收场与跟进
参与者：(1）得到通知要准备
(2）会中参与有贡献
(3）会后行动重效果
2）1 张会议导航定位卡
（1）好处
（2）步骤
（3）模板
3）5 个重要表单
（1）会议通知如何写&模板
（2）会议议程规划书&范本
（3）会议纪要&模板
（4）会议效果评估模板
（5）决议实施督查表模板
2、常见个性与麻烦之对策
1）能言善辩的人 & 应对方策
2）惹事添烦的人 & 应对方策
3）挑战权威的人 & 应对方策
4）事不关己的人 & 应对方策
分享：小会管理重在有效
有组织 / 有秩序 / 有参与 / 有结论 / 有负责
3、开会显才能的三大技巧
1）发言、倾听与反馈有技巧
（1）参会发言有秘方
（2）参会倾听有技巧
（3）参会反馈有方法
过程管理：请将责任心放在结果上！
经验分享：常见的决策方法
2）会议冲突的处理技巧
（1）维持和谐 – 克制
（2）避免争执 – 回避
（3）向正确低头 – 妥协
（4）力争主动 - 竞争
（5）创新方法 – 合作
3）让陈述更具条理性的技巧
（1）突出重点
（2）概括三点
（3）归纳提炼
三、大型会议策划与管理
1、大型会议筹划管理三方策
1）会前筹备与准备之方策
（1）找对人、干对事
（2）预算到、控制好
（3）会务准备、执行核对单
（4）各司其职、责权到人
（5）会场考察与布置
（6）突发事件、未雨绸缪
（7）锦上添花、第一印象
2）会中管理与服务之方策
（1）会中服务重在细节
（2）会中管理重在高效
3）会后收场与跟进之方策
（1）主持者在结束会议时如何办？
（2）组织者在会议结束后如何做？
（3）参会者在会议结束后如何干？
2. 常见意外与尴尬之对策
1）讲话突然被打断，怎么应对？
2）突然被叫起来说几句，怎么应对？
3）参会者讲话太罗嗦、占用时间太长，怎么应对？
4）发言过程中忘了词，怎么应对？
5）时间到了没说完怎么办？
3、开会展风采的三大技巧
1）会议主持精彩开场的技巧
（1）小会
（2）大会
（3）联欢会
2）让观点更具说服力的技巧
（1）语气坚定，目光有神
（2）具体举例说明
（3）加深印象，不断重复
（4）引用精确的数据
（5）引用多方面的确凿事例
（6）引用权威人士的话
3）大会发言的六种常用模式
（1）号召 - 动员：模式“具期目”
（2）获奖感言：模式“谢归谢”
（3）典礼致词：模式“欢希祝”
（4）出席酒会：模式“感让为”
（5）视察工作：模式“祝谢希”
（6）总结–报告：模式：“过去、现在、未来”
培训时限（Duration）
一天 （6.5小时）
培训方法（Methods）
培训师主讲、辅以录像、练习、案例分析
授课语言（Language）
中 文
参训人员（Number）
40--60人
课程需要用具
课桌一张 / 投影仪及幕布一套 / 白板一个、白板笔两只、板檫一个
无线话筒两支（备用电池两块）、音效要好
插接笔记本电脑的音频线最好有（课间休息播放音乐或视频用）
如果人数能控制在50人以内，可以按7-
8人分组，按鱼骨翅型排列（如果超过此人数就按十人一横排顺序排列）
学员桌签每人一个，写上姓名 / 学员名单及基本资料详细一份
游戏用奖品：管理类书籍10本，鼓励互动
主讲提前30分钟到现场，技术人员协助调试设备
主持简短介绍和宣布纪律，准时开始

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