《高效能会议管理》
《高效能会议管理》详细内容
《高效能会议管理》
高效能会议管理
课程背景:
改造组织从改造会议开始。为了开会,我们每周花费了多少时间?因为开会,我们又耽
误了多少工作?但一场会议下来,不是漫无目的的高谈阔论,便是冗长拖沓的讨论争辩
,最后毫无成果,劳民伤财。这样的会议,极大影响了团队绩效,企业发展无从谈起。
本课程以“高效会议三步走”为主线,抓住“会前、会中、会后”的核心环节,让学员全面
系统地了解高效会议,掌握高效会议的实用技巧与方法,让会议为高效率工作服务。
课程模型:
[pic]
课程收益:
1.了解会议效率不高的原因及对策。
2.掌握高效会议的组织步骤和方法。
3.掌握高效会议沟通技巧。
4.掌握世界咖啡会议的实操要点和技巧
课程特色:
结构化思考:思路清晰,有效表达。
情景化互动:实战互动,寓教于乐。
口诀化记忆:口诀提炼,语言生动。
系统化实施:系统呈现,分段实施。
工具化落地:工具运用,实效落地。
课程时间:2天,6小时/天
课程对象:各企业单位中基层管理者、员工。
授课方式:行动学习工作坊、情景互动教学,小组研讨、角色扮演。
课程大纲:
第一讲:会议管理概要
一、会议管理的目的
二、会议管理三要素
1.管理会议效率
(1)会议数量
(2)会议内容
(3)会议时间
头脑风暴:会议窃贼大搜索
2.管理会议成本
(1)会议成本公式
(2)怎样做好会议预算?
(总量控制、突出重点、厉行节约)
3.管理会议秘密
三、会议管理五原则
第二讲:高效会议三步走(三步的内容有不同侧重,可依照企业情况和学员层次作出调
整)
一、会前准备
1.策划
(1)定议题
会议主题:单一明确原则
(2)定分工
文秘组、后勤组、保卫组……
主持人、记录人、参会人、后勤人员……
(3)定方案
A.哪些人应该参加会议?
会议人数:8-18-180原则
B.什么时间举行会议比较合适?
会议时间:紧缩控制原则
C.在哪里举办会议最好?
案例分析:编制会议议程表
怎样让会议通知和议程更准确?
(4)发通知
(5)备资料
2.布置
(1)布会场
A.布场地
B.布讲台
C.布座位
D.主席台
案例分析:会议桌的安排
会议用具和设备
(2)备开场
A.开场准备:做好会议引导(接待、签到、资料、入座)
B.会前音乐(10分钟、超过10分钟、超过1小时)
案例分析:如何让会议开场更有吸引力?
工具分享与运用:万达高效开会之一:备资料
工作报告:从不打印。发言内容:必须干货。会务手册:力求精细
二、会中控制
1.明:开场简明
2.当:进度得当
(1)会议节奏控制
(2)会场纪律控制
(3)突发情况处理
情景模拟:主持应对五角色
– 有人迟到早退怎么办?
– 出席会议的领导有迟到习惯怎么办?
– 有人开小会怎么办?
– 如果某个与会者霸占了所有的讨论时间怎么办?
– 如果与会者反复重申已经讨论过的观点怎么办?
– 如果有人干扰会议的进行怎么办?
– 如果某个议题使会议陷入僵局或让大家觉得很困惑怎么办?
– 如果团队陷入了沉默怎么办?
– 如果“屋子里有只河马”怎么办?
– 如果与会者由于情绪太过激动而发生争执怎么办?
案例分析:会议主持五事项
– 造气氛
– 导发言
– 理思路
– 持中立
– 做总结
3.准:决议准确
4.圆:收尾圆满
工具分享与运用:万达高效开会之二:严纪律
会议开始:准点。会议结束:守时。会议汇报:不找替身。
三、会后落实
1.有记录
2.有纪要
(1)形成沟通和行动计划
(2)发送电子邮件或备忘录
3.有跟进
(1)找那些有问题或者有异议的人沟通
(2)确保向所有与会者提供完成他们各自会后任务所需的资源
4.有反馈
工具分享与运用:万达高效开会之三:抓落实
第三讲:会议沟通
一、会议沟通与情商塑造
1.反观自我,越越物外
2.以职业化驾驭情绪化
3.以理解力提升意志力
4.以平衡性超越进攻性
案例分析:被误读的情商:五级情商
智商与情商
二、会议沟通“听问答”
1.听:深度倾听
(1)接收
(2)反应
(3)确认
2.问:有力提问
(1)开放式提问
(2)如何型提问
(3)未来导向型提问
3.答:有效反馈
工具分享与运用:有效沟通七话术:有魔力的肯定认同技巧
第四讲:会议实战:世界咖啡
一、世界咖啡的诞生和定义
二、世界咖啡四步法
1.准备会议
2.讲解规则
3.汇谈换组
4.整理汇报
工具实操:世界咖啡会议
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