行政文秘精英训练

行政文秘精英训练

一、课程对象：

总经理助理、行政人员、文秘人员、后勤及其各个部门的办公室人员。

二、课程背景：

在现代企业中，文秘工作已经不在是以往的收收发发，跑跑腿的工作性质。现代企业更是需要能够适应现在企业管理的精英文秘。文秘工作是一个企业的纽带和桥梁，连接着各个部门，使企业能够顺利运转。现代文秘工作是一个极其复杂而又相当专业细致的工作，要求文秘人员具有极高的素质和水平。

培训内容围绕：介绍文秘实务工作的具体内容；讲解文秘实务工作的基本要求和基本规范；介绍文秘工作的基本实施程序和注意技巧；培养现代文秘具备的素质和能力。

在培训中,我们主要是以实战为主，通过模拟工作中的情形，分角色进行实际的演练，在演练中发现问题、解决问题。通过讲解规范的操作流程，使学员掌握规范的办公流程。在具体的工作内容中，教会学员分析问题、解决问题的能力，教会学员作为文秘应该具备的素质和礼仪，提高文秘人员的综合素质。

三、课程特点：

Ø  先进的实践教学，从实际出发，以学员的工作实践为出发点。

Ø  结合企业的实际工作，具有更强的针对性。

Ø  在培训中，加入学员的讨论，让学员能够学会自己分析问题。

Ø  以情景模拟为主，再现工作场景，体会工作中出现的问题。

Ø  讲课沉稳、风趣生动、以实用为主，同时插入经典示范案例讲解，不失幽默。

四、学员收益：

本项目通过两天的培训，使学员能够尽快掌握企事业单位及公司内办公流程，制订各项规章制度并按制定的规章制度严格执行，配合各级领导做好本职工作并积极协调和沟通各部门之间的关系，增进工作效率，适应企业单位的岗位需求，并获得一下经验及其收获-------

1.      了解各部门办公室相关办事流程及各种规章制度，并有针对的修改不健全的规章制度

2.      通过培训，使学员掌握作为一个合格的文秘应该具备的素质。

3.      通过培训，加强学员提高对文秘工作的重要性的认识。

4.      通过培训，使学员提高沟通协调能力。

5.      提高文秘人员的写作水平。

6.      加强文秘人员的会议管理能力。

7.      通过分析案例，使学员在培训中有亲身的感受。

8.      模拟工作情形，再现工作场面，加强学员的感悟能力。

9.      教学中现场互动，及时发现及时处理在工作中出现的各种疑难问题；

五、培训目标：

★  培养文秘人员的专业知识，提高文秘人员的综合素质。

★  提高企业工作效率，提高企业管理水平

★  提升企业形象，弘扬企业文化。

★  让学员获得非常宝贵的实战经验。

★  学会化解矛盾冲突的方法。

★  具有较强的沟通能力。

★  学会分析问题、解决问题的方法。

★  提高自己的思维能力。

★  通过分析案例，学会分析工作中出现的具体问题。

六、课程大纲：

第一部分  文秘职业形象塑造

第一章    文秘的着装规范

一、     文秘着装的原则和规范。

二、     男士的着装礼仪。

三、     女士的着装礼仪。

第二章   文秘的妆容

一、    仪容礼仪。

二、  仪容规范

第三节　文秘的举止行为规范
一、姿态的规范
二、手势的运用
三、表情语
第四节　文秘的语言谈吐
一、语言谈吐的艺术
二、言谈的注意事项

第二部分　办公室事务管理工作
第一章　办公环境的维护和管理
一、办公室环境的构成
二、办公环境的维护和管理
三、办公环境的基本要求和安全检查
第二章　办公室电话工作
一、树立良好的电话形象
二、常用的电话礼仪
三、接打电话工作过程描述
第三章　接待工作
一、接待工作原则
二、接待工作过程描述
第四章　办公程序管理与时间管理
一、办公程序管理
二、时间管理
第五章　办公用品的管理
一、常用办公用品
二、办公用品的订购
三、办公用品的存储管理
四、办公用品的发放
五、办公资源的调配
六、办公用品节约使用的措施
第六章　值班工作
一、值班工作的主要内容
二、值班工作的要求
三、值班工作的过程描述
第七章　印信管理
一、印章的管理
二、介绍信的管理
第八章　邮件信函的处理
一、邮件的签收
二、邮件的分送传阅
三、邮件的寄发
第九章　处理突发事件
一、突发事件的种类
二、突发事件的处理原则
三、突发事件的预防措施
四、突发事件的应对措施
五、突发事件处理的工作流程

第三部分　会议管理
第一章　会议工作概述
一、会议的内涵
二、会议的原则
三、会议的类型

第二章  会议准备工作
一、会议策划方案
二、会议筹备方案
三、会议时间的安排
四、会议地点的确定
五、会议文件资料的准备
六、会场的布置
七、会议所需物品与设备的准备
八、会议食宿与交通娱乐的安排
九、会议经费的预算
十、会议突发事件的处理
十一、远程视频会议的组织
第三章　会中管理工作
一、会前检查
二、组织签到和登记
三、会议记录工作
四、会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作
五、会议信息与通讯工作
六、会议协调配合工作
第四章　会后组织与服务
一、会议返程工作
二、会议经费收款与结算
三、会议材料的整理
四、会议工作的总结
五、会议效果的评估工作
六、会议决议的催办和反馈

第四部分　文书运转与信息管理

一、收文与发文的内涵与原则
二、收文办理
三、发文办理

第五部分　商务活动

　商务活动的组织与安排
一、开放参观活动的组织安排
二、宴请活动的安排
三、签字仪式的组织与准备
四、典礼活动的组织与准备
五、信息发布会的组织与准备
六、大型商务活动的组织协调

第六部分　差旅安排
第一章 了解商务旅行的基本情况
一、了解商务旅行的基本目的
二、了解商务旅行的地点
三、了解商务旅行的时间
四、了解商务旅行的人员安排
五、了解商务活动的其他参加者
第二章　国内商务旅行的准备
一、交通工具和酒店的选择、预订
二、商务旅行计划和日程表的制订
三、商务旅行资料、文件和用品的准备
四、国内旅行注意事项
第三章　国外商务旅行的准备
一、出国手续的办理
二、旅行国家基本资料的收集
三、出国旅行的注意事项

第七部分　沟通与协调
第一章　沟通的概念与过程
一、沟通的概念
二、沟通的过程
第二章　沟通的类型
一、自我沟通
二、人际沟通
三、组织沟通
四、公共场合沟通
五、媒体沟通
六、跨文化沟通
第三章　冲突与有效沟通
一、冲突的类型
二、冲突的处理方式
三、有效沟通的原则
第四章　文秘沟通的特点与原则
一、沟通的内容
二、沟通的特点和原则
三、与上司沟通的技巧

第八部分  公文写作

1、决定的写作

2、决定适用的工作范围和具体的内容。

3、决定适用的一些机关。

4、决定写作时的一些要求。

5、决定写作时注意的内容和使用的技巧。

6、写决定时的语气，注意措辞。

7、让学员拿出工作中的具体案例进行交流，分析，总结写作的经验。

2、         通知的写作

1.通知适用的范围和具体的要求

2.通知的具体类型。

3.通知的行文方向。

4.通知每一种类型的写作要求

5.在通知写作中要注意的地方。

6.在工作中出现的问题进行分析。

3、  通报的写作

1， 通报的主要的功能。

2， 通报写作时的要点。

3， 在写批评性的通报时注意的问题。

4， 分析具体工作中出现的问题，总结写作的经验。

4、  报告的写作

1.   注意报告的行文方向。

2.   在报告中要注意写作的语气。

3.   在报告的具体内容中要注意叙述的主要内容。

4.   在报告中注意一定要有自己的主要观点。

5.   学会分析报告中出现的问题。

5、请示的写作

1、请示应用的范围。

2、请示和报告的区别。

3、请示的行文方向。

4、请示的正文中注意的要素。

5、注意请示时的语气。

6、注意请示中语言的要求。

7、实际操作：比较请示和报告的区别。

6.  批复的写作

1、批复对应的文种。

2、理解批复的特点。

3、批复写作时要注意批复的要求。

4、批复表态时一定要态度鲜明，同时要注意技巧。

5、批复时要注意即使的批复，时间性方面要强。

6、针对具体案例进行分析。

7、会议纪要的写作

一、会议纪要在什么情况下使用。

二、会议纪要以什么为基础？

三、会议纪要的使用要求？

四、会议纪要的独特格式。

五、会议纪要的写作要求。

六、会议纪要不能加盖机关印章。

七、具体案例分析，总结经验。

8、计划的写作

二、理解计划的作用。

三、计划的类型，不同的类型适合的时间。

四、计划之前要学会正确分析实际情况。

五、正确确定工作的目标。

六、制定的措施步骤要切实可行。

七、计划纲要要分项分点进行，把形势、目标、任务、对象、重点、对策、措施、实施步骤、执行要求说的清楚。

八、案例分析。

9   、总结的写作要求

九、总结和计划是相对的。

十、总结的特点和作用。

十一、在总结之前，回顾情况要实事求是。

十二、总结经验教训要着眼于未来。要把重点放在对未来工作有指导或者借鉴意义的那些方面。

十三、写总结的方法。

十四、案例分析。

10、 调查报告的写作

八、调查报告的作用。

九、写好调查报告的前提是要深入细致、客观公正的调查。

十、调查报告的主要任务是围绕问题展示重要的、典型的材料。

十一、调查报告写作的要求和使用的方法。

十二、围绕公司的具体案例进行分析。

11、讲话稿的写作

五、确定讲话稿的适用的场合。

六、理解讲话稿的特点。

七、讲话稿的写作技巧。

八、如何防止讲话稿空洞无物。

九、如何防止讲话稿跑题。

十、案例分析。

七、授课课时： 2-4天

八、学员人数：16—42人

九、授课方式：理论讲解、互动体验、实战演练、案例研讨、Q&A答疑

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