职业行政文秘人员七项修炼

   职业行政文秘人员七项修炼

一、培训对象

企事业单位、机关等所有涉及公文写作的相关人员：

1.文秘办公室类：文秘、部门秘书、各级经理秘书、行政助理、办公室主任等涉及文书工作相关人员

2.市场企划类：企划部、市场部等需对内外沟通的各级管理及工作人员

3.人力资源类：专员、主任、经理、行政人事总监等相关人员

4.其它岗位：工作中涉及到公文写作的各级管理及工作人员

5.立志于或感兴趣从事与公文写作相关岗位的就业人员

二、课程背景
对行政文秘人员来说，没有受到过系统训练，将无法从战略性全方位角度认知秘书与助理的工作；在所从事的工作中感觉缺乏理论支持；工作中总是被动行事， 不能主动掌握工作节奏；想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省；本课程讲练结合，全方位提升行政文秘人员工作素养和工作技能，快速掌握提升行政文秘工作的各项能力及相关方法和技巧；

三、课程收益

1.掌握行政文秘所具备的基本技能、技巧

2.善于处理工作中的难点，掌握待人接物的技巧，实现有效的时间管理

3.实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接

4.善于上传下达，掌握有效沟通的技巧

5.学习掌握规范的公文写作技巧，提高公文写作水平

6.掌握会议的组织思路及高效率的组织方法。

7.掌握基本的商务活动礼仪，使您适应日常商务场合的礼仪要求

8.了解接待客户的细节，让您的每一位客人宾至如归

四、课程设置（3个模块，可根据贵单位实际增删相关内容）

职业素养篇

（一）行政文秘人员职业素养提升
1.明确行政文秘人员职业胜任素质模型

2.行政文秘人员人际沟通技能提升

3.行政文秘工作礼仪素养修炼

职业技能篇

（二）行政文秘人员职业技能提升

4.行政文秘人员实战公文写作

5.行政文秘工作中的档案管理

6.行政文秘工作中的会议管理

综合管理篇

（三）行政文秘人员综合事务管理能力提升

7.行政文秘人员的办公室管理能力修炼

五、课程提纲

职业素养篇

（一）行政文秘人员职业素养提升

引言：行政文秘人员角色定位
1.开篇案例：科长发稿

——现场演示：

2.优秀秘书人员的胜任素质
如何提升秘书人员的素质
优秀秘书与一般秘书的差异
——案例分析及小组讨论：

行政文秘人员的忠、正、廉、诚、谦、责。

3.人际沟通技能提升
案例：海南旅游人选
——走进实战：

倾听游戏训练、表达游戏训练。

4.秘书商务礼仪

塑造良好的个人职场形象
　着装的TOP原则
 “拒绝”着装败笔——着装误区
　恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
　——案例：

‚基本商务礼仪
　办公室礼仪
　接待礼仪
　电话礼仪与应对技巧
　——现场演示：

职业技能篇
一、行政公文写作技巧
1.行政公文写作的基本要求
2.行政公文的格式
3.常用行政公文写作及公文格式要素范例
1）通用公文：
报告——及时汇报，知照上级

注意报告的行文方向。

在报告中要注意写作的语气。

在报告的具体内容中要注意叙述的主要内容。

在报告中注意一定要有自己的主要观点。

请示——巧妙运用，求助上级

请示应用的范围。

请示和报告的区别。

请示的行文方向。

请示的正文中注意的要素。

注意请示时的语气。

注意请示中语言的要求。

实际操作：比较请示和报告的区别。

批复——批达之作，知照下级

批复对应的文种。

理解批复的特点。

批复写作时要注意批复的要求。

批复表态时一定要态度鲜明，同时要注意技巧。

批复时要注意即使的批复，时间性方面要强。

针对具体案例进行分析。

函——平级交流，实现沟通

适用范围：（培训讲授）

具体分类：商洽函、询问函、答复函、请批函、告知函

格式详解：五种函的标准写法与优秀范文的分享

案例分析：《函》案例分析

专家点拨：撰写函的注意事项

通知——通达知晓，文中轻骑

通知适用的范围和具体的要求

通知的具体类型。

通知的行文方向。

通知每一种类型的写作要求

在通知写作中要注意的地方。

在工作中出现的问题进行分析。

通报——表扬先进、批评错误

通报的主要的功能。

通报写作时的要点。

在写批评性的通报时注意的问题。

分析具体工作中出现的问题，总结写作的经验。

纪要——承载会议，忠实记录

纪要在什么情况下使用。

纪要以什么为基础？

纪要的使用要求？

纪要的独特格式。

纪要的写作要求。

纪要不能加盖机关印章。

具体案例分析，总结经验。

2）事务公文：
工作计划——确定目标，制定措施，表达决心

理解计划的作用。

计划的类型，不同的类型适合的时间。

计划之前要学会正确分析实际情况。

正确确定工作的目标。

制定的措施步骤要切实可行。

计划纲要要分项分点进行，把形势、目标、任务、对象、重点、对策、措施、实施步骤、执行要求说的清楚。

实操：计划材料写作训练。

工作总结——成绩主要，不足次要，改进提高

总结和计划是相对的。

总结的特点和作用。

在总结之前，回顾情况要实事求是。

总结经验教训要着眼于未来。要把重点放在对未来工作有指导或者借鉴意义的那些方面。

写总结的方法。

实操：工作总结写作训练。

讲话稿——服务领导，塑造自己

确定讲话稿的适用的场合。

理解讲话稿的特点。

讲话稿的写作技巧。

如何防止讲话稿空洞无物。

如何防止讲话稿跑题。

实操：领导讲话稿写作训练

3）礼仪文书：　
请柬
介绍信
推荐信
——案例分享：
撰写初稿练习：

二、信息、文档管理与运用
1.信息收集
信息工作的六个基本要求和三个诀窍
收集信息工作的三个诀窍
信息的查实及传递
信息的储存与保密
2.文档管理
文档分类及储存的工作规范
文档查阅及分装的工作规范
文档销毁及保密的工作规范
——案例：

三、会务组织与管理
1.成功组织会议的技巧
2.组织阶段的工作：
——会前准备
——会中协助
——会后整理
3.会议座次安排的学问
——练习：小组讨论：--案例分析：

综合管理篇
一、办公室6S管理
6S的概念及推行6S的重要性
办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
长期有效地推动6S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟：5分钟快速掌握6S技巧

二、办公室事务管理
后勤管理

办公室设备管理

员工安全和保密工作

公共关系管理
全景案例：

——案例：

三、时间管理及工作统筹技巧
（一）时间管理的误区
时间管理的原则
1.目标管理与80/20法则
2.缓急轻重的优先管理
3.个人时间与领导工作时间计划与安排
1）时间管理小窍门
2）办公室接待与电话处理
3）上级的时间管理与安排
4）自我情绪控制与压力管理

（二）上司出差日程管理与工作计划
——小组讨论：

六、课程形式：

理论讲解、互动体验、实战演练、案例研讨、Q&A答疑、学习锦囊；

Ø 案例分析与课堂互动练习相结合；

Ø 实践应用研讨，现场提问并讨论解决实际问题；

七、受训规模：

20—50人（小班、现场分组授课）

八、建议课时：

3大模块，由贵单位根据自身需求选择重点授课。

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