时间管理和效率提升

时间管理与效率提升
授课老师：晏世乐


【授课方式】
课堂讲授、案例分析、讨论练习、实景体验、选边辩论、心理测验、游戏参与等。

【授课时间】
0.5—1天，5—6小时/天。
【授课对象】
所有职场人士，尤其管理人员；其他个人。会根据授课对象，适当调整授课内容（
侧重点）。
【课程大纲】
课前统一思想，确保培训效果：学习为己、学乐精神、空杯思想、学以致用。
一、时间概述
（一）时间定义。【案例】时间意味着什么？
（二）时间特性。
1、无法开源。
2、无法节流。
3、不可取代。
4、不可再生。
二、时间管理概述
（一）时间管理的概念。
管理的对象不是时间，而是每一个使用时间的人，其本质就是自我管理。
（二）时间管理的重要性。
1、时间非常重要。
（1）时间就是生命。【案例】爱迪生、鲁迅。
（2）时间具有价值。对待时间，要像对待投资一样，时刻要有“成本和价值”的观
念。【案例】机会成本。
2、我们的时间很有限。光阴虚度，徒留悔恨和嗟叹！
3、时间管理情况堪忧。【案例】耗时因素分析。
4、时间是唯一对每个人都公平的资源。
5、做好时间管理，才可能事业成功。彼得·德鲁克：不能管理时间，便什么都不能
管理。
6、做好时间管理，是实现人生规划的保证。
三、如何进行时间管理
目的：让时间产生效益。
（一）统筹工作，提高效能。要事第一，用时间做正确的事，做最有价值的事。【
案例】2.5万美元的支票。
1、时间管理四象限法则。
（1）一象限（重要紧急）：立即去做。
（2）二象限（重要非紧急）：定出时间尽快做。
（3）三象限（紧急非重要）：授权或另约时间。
（4）四象限（非重要非紧急）：不做或打发时间时做。
2、未雨绸缪，防患于未然。投资二象限工作，一象限工作就会大幅减少。【案例
】不要“捡了芝麻，丢了西瓜”。【论证】二八定律。
3、哪些事情属于重要非紧急？【案例】运动、学习、开发新客户、开发新产品……
“磨刀不误砍柴工”。
4、时间管理四象限法则的操作步骤。
（1）确立目标。
第一，目标的重要性。【案例】耶鲁大学对毕业生25年的跟踪调查。
第二，目标设定的6大范围。
第三，分解目标。【案例】东京马拉松赛山田本一。
（2）列出事项清单。【建议】随时记录，清空大脑。两分钟原则。
第一，根据目标，设定计划。没有计划的目标就是空想！
第二，已经预约的安排（安排到对应的日历日期）。
第三，各种未完成事项（历史累积）。
第四，各种临时插单/紧急任务。
第五，生活/家庭/情感等琐事。【案例】老婆生日礼物。
（3）优先排序。根据时间管理四象限法则进行排序。
（4）安排实施。对已经排序的事项，进行时间分配（即设置最后期限）。
第一，高回报工作：高峰时段，集中精力。
第二，低回报工作：简化，降低标准。
（5）每日总结。理想状态：80%时间用于重要非紧急的事情。【案例】奥巴马、乔
布斯、扎克伯格。
（二）掌握技巧，提高效率。
提高效率的前提：一是精力充沛，适度休息、运动。【案例】南非国父曼德拉。二
是提高能力，学习、反思。【建议】工作流程化、标准化。
1、最佳状态，全心专注。创造条件，避免干扰，在批量时间内工作！
（1）单位：推行红牌、绿牌制度。
（2）个人：掌握避免上司、同事、下属干扰的技巧。【案例】番茄工作法。
2、事不宜迟，速度制胜。
（1）一件事情，做不做？不能盲目决定，也不能优柔寡断。【案例】张瑞敏。
（2）如果一件事情，确定做了，那就快点去做。【案例】电话发明专利之争。郭
台铭。
（3）做事情时，尽量提高速度。【建议】约定时间，自我比赛。带着目标与计划
工作。
3、认真去做，一次成功。世界上最没有效率的事情就是一件事情开始没有做好，
被推倒重来。
4、统筹安排，平行作业。【案例】华罗庚的《统筹方法》。艾思奇看《反杜林论》。
边快走，边听书。
5、充分利用零碎时间。【案例】领导门口等待时间。
6、优化流程，简化操作。【论证】崔西定律。【案例】扁平化。审批串联——并联
。BPR。
7、整理整顿，快速定位。克服办公桌杂乱和个人混乱。
8、选择效率更高工具。“工欲善其事，必先利其器。”
9、莫法特休息法。【案例】间作套种。
10、搁置哲学。【案例】个人失眠。
11、善于说“不”。【案例】大学同学对比。
12、授权。
（1）授权可以使领导者分身有术，做更重要的事儿。【案例】宓子贱VS巫马期。
诸葛亮出师未捷身先死。
（2）授权可以借助别人的力量来实现自己的目的。【案例】聪明的男孩。
（三）端正思想，勤恳努力。
1、如何唤醒勤恳的精神？
（1）用正确认知作为牵引。工作到底是为了谁？薪水高低由谁决定：老板还是员
工？【案例】10年工资不变。华为清退34岁员工。查尔斯·施瓦布的传奇。
（2）用目标呼唤自己。叫醒我们的不是闹钟，而是梦想。【案例】我们的目标是
什么？
（3）用危机感推促自己。【案例】富翁和渔民。
2、如何做到勤恳？
（1）活在当下，马上行动！今天的结果是昨天的努力，今天的行为会带来明天的
结果。【案例】《承诺今天》。
（2）积极进取。即使身陷困境，依然拥抱光明。【案例】褚时健，深井中的驴。

（3）避免拖拉。
第一，确定好处，鼓励行动。
第二，想像坏处，强迫行动。
第三，各个击破、减少畏难情绪。

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