和时间赛跑——高效时间管理与工作统筹

课程大纲：为何忙乱 1：时间失控的原因

Ø 缺乏计划问题

Ø 时间观念问题

Ø 缺乏组织问题

Ø 用人不当问题

Ø 缺乏控制问题

Ø 时间虚耗问题

2：时间管理的杀手

Ø 有形的

ü 接听电话

ü 打电话

ü 会议

ü 打扰

ü 沟通不够

ü 桌面杂乱无章/找不到东西

ü 办公室政策

ü 资源不足

ü 阅读文件及邮件

ü 交通堵塞

Ø 无形的

ü 优先顺序不明确/危机管理

ü 欠缺周详计划

ü 缺乏优先/目标

ü 贪多嚼不烂

ü 不速之客

ü 无效授权

ü 缺乏自律/拖延

ü 不会说“NO”

讨论：请1-2位同学展示自己的时间管理经验

案例分析：马经理的一天

3：三种错误的时间观

Ø 视时间为主宰

Ø 视时间为敌人

Ø 视时间为奴隶 了解时间浪费在哪里，在工作中减少浪费时间的现象。合理统筹工作的方法1：工作的分类

Ø 工作时间紧迫性分析

Ø 工作优先级综合分析

2：帕累托原则

Ø 帕累托原则的核心

ü 80%的销售额来自于20%的客户

ü 80%的外餐在20%你**喜欢的餐馆中进行的

ü 80%的请假是20%的员工请的

Ø 不遵循原则的误区

ü 面面俱到——都想做好

ü 完全主要——都想做完

ü 平均分配时间和精力

3：四象限工作法

Ø A（碎石型的事务）——重要紧急

ü 危机

ü 急迫的问题

ü 有期限压力的计划

Ø B（石块型的事务）——重要不紧急

ü 发掘新机会

ü 规划

ü 改进产能

ü 建立伙伴关系

ü 防患于未然

Ø C（细沙型的事务）——紧急不重要

ü 不速之客的接待

ü 某些信件、文件、电话的处理

ü 某些会议的出席

ü 某些必要而不重要的会议、活动

Ø D（水型的事务）——不重要不紧急

ü 一些可做可不做的杂事

ü 一些不必要的应酬

4：其他方法

Ø 生物节律识别

ü 设定目标：规划好您的人生与事业

Ø 4D原则

Ø 授权

Ø 阿尔卑斯山方法

Ø ABC法则有趣的活动 掌握工作统筹的原则，学习合理安排时间的策略。做好工作规划与执行² 引言：成功金字塔

1：目标原则

Ø 目标设定的SMART原则

ü Specific——明确的

ü Measurable——可以量度的

ü Achievable——可以达成的

ü Realistic——实际可行的

ü Time Bound——有时间性的

Ø 目标确立的7个步骤

ü 罗列

ü 好处

ü 障碍

ü 支持

ü 资讯

ü 行动

ü 期限

2：制定工作计划

Ø 怎样拟定计划

ü 订好长期目标，以及短期目标

ü 根据目标的轻重，安排优先次序

ü 清楚个人活力周期表，勾勒出“理想时间表“

Ø 制定目标的SMART原则

Ø 理想的工作时间表

ü 要有正面的工作态度

ü 留意自己的表现曲线

ü 预留自己安静的时间

ü 利用工作日志

Ø 以行动配合计划

ü 将目标写下来

ü 行动次序

ü 时间估计

ü 灵活性时间表

工具导入：鱼骨图、甘特图

Ø 开展你的工作计划

3：选择工作模式

Ø 并行工作模式

案例：

Ø 串行工作模式——要充分考虑工作的连续性

Ø 并行串行如何兼顾

Ø 工作任务转移——适当授权

ü 授权的形态

à 下达指令

à 充分信任

ü 授权的技巧

à 预期的成果

à 应守的规则

4：提高工作执行效率

Ø 按照轻重缓急计划开展工作

ü 把握自己的生活

ü 把自己的生活安排的井井有条

ü 帮助你从管理危机中解脱出来

Ø 提高效率的好习惯

ü 制作代办工作清单

ü 决定优先顺序

ü 制作并运用标准作业程序

ü 一句身心状态调整时间表

ü 每天保持精力充沛

ü 设计有生产力的工作空间

5：工作追踪与控制

Ø 工作追踪的原则

Ø 如何进行工作追踪

Ø 在工作追踪中容易出现的问题

Ø 下属对工作追踪的抵制

Ø 控制与协调的有效性 学习工作计划制定、工作紧急程度分析、工作执行模式，掌握高效工作统筹的实施方法。 时间管理技巧1：拒绝外来影响

Ø 学会说“NO”

ü 给对方清晰的解释，说明拒绝理由

ü 有礼貌，尊重对方，表情和颜悦色

ü 拒绝时请托本身而不是拒绝他本人

ü 如何能为他提供其他可行途径

ü 切忌**第三人来拒绝

Ø 学会应对“不速之客“

ü 不要采取无条件的“门户开放”政策

ü 订立计划，对各项工作做初步安排

ü 定期与同事或下属沟通，有效利用沟通时间

ü 在办公室外接见不速之客

ü 站立会客

ü 控制会谈时间，或限时面谈

Ø 应付突发状况

ü 重新商议

ü 在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来

ü 缩小计划的涵盖面

ü 争取更多资源

ü 接受替代品

ü 要求服从

2：减少时间浪费

Ø 避免拖延

ü 严格要求自己，规定任务完成的期限

ü 排除工作中的干扰，保持优先次序的稳定性

ü 不要只做熟悉的事务性工作

ü 与同事、上司、下属探讨改进工作方法

Ø 随时检视

ü 随时检视时间管理状况

ü 不断调整时间管理方法

3：时间管理实用技巧

Ø 长期准备

ü 购买工具书/增加知识储备/提高能力

ü 训练你的快速阅读能力

ü 把常用的文件/文具放好

ü 养成存放思想档案和作记录的习惯

Ø 临时准备

ü 明天的工作前晚进行优先级排序

ü 将相关的工作列在一起

ü 把工作计划放到随时可见的地方

ü 每天早晨比规定时间起早十分钟

ü 做好正式工作前的准备工作

Ø 培养的好习惯

ü 利用各种装备如电话/信件等节省时间

ü 把**困难的事放在效率**高的时候

ü 利用零碎时间处理例行性事务

ü 午餐或下班前开会效率**高/避免上午开会

ü 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料

ü 报刊放在晚上看

ü 每晚沉思片刻/回顾与总结

Ø 办公室5S运动

ü 常组织——区分，清除

ü 常整顿——摆放整齐，统一标识

ü 长清洁——打扫，保持

ü 常规范——制度化

ü 常自律——提高个人素质修养 **应对外来影响，减少自身时间浪费，学习使用时间管理技巧，掌握时间管理的具体方法。

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