员工档案保管规定

××公司员工档案保管规定
一、档案资料的归档
档案管理人员应该对新形成的档案材料及时归档，归档的大体程序是：
1.对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；
2.按照材料的属性、内容确定其归档的具体位置；
3.在目录上补登材料名称及其相关内容；
4.将新材料存入档案。
二、档案的保密
企业制订档案保密制度的具体要求如下：
1.对于较大的企业，一般要设立专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备；
2.库房应备有必要的防火、防潮器材；
3.库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品；
4.任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；
5.无关人员不得进入库房，严禁吸烟；
6.离开时关灯关窗，锁门。
三、档案的转递
档案的转递一般是由于工作变化等原因引起的，转递的大致程序如下： 1.取出应转走的档案；
2.在档案底账上注销；
3.填写《转递人事档案材料的通知单》；
4.按发文要求包装、密封。
档案在转递中必须遵循保密原则，一般通过机要通道转递，不
签发人 责任人签名


制度名 员工档案保管规定
电子文件编码 GLWA065 页码 2-2

能交由本人自带。另外，收档 单位在收到档案核对无误后，必须在回执上签字盖章，且及时退回。
四、档案的统计
企业人事档案的有关情况应进行统计。人事档案统计的内容主要有以下几项：
1.人事档案的数量；
2.人事档案材料收集补充情况；
3.档案整理情况；
4.档案保管情况；
5.利用情况；
6.库房设备情况；
7.人事档案工作人员情况。
五、档案的检查核对
企业应该对人事资料档案进行定期或不定期检查与核对。
检查人力资源档案的内容时，既要对人事档案材料本身进行检查，如查看其是否有霉烂、虫蛀等；也要对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 等。
在下列情形发生后，应对人事档案进行彻底检查与核对。
1.突发事件，如遗失、被盗或水灾之后；
2.对有些档案发生疑问后，如不能确定某份材料是否丢失；
3.发现某些损害之后，如发现材料发霉，发现虫蛀等。

签发人 责任人签名


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