合同管理制度
北京首信股份有限公司合同管理制度 （2001年11月20日北京首信股份有限公司第一届董事会第二次会议通过） 1. 为加强公司经济合同管理，保障公司合法权益，预防合同纠纷，促进本公司 依法经营管理，根据《合同法》、《民法通则》等国家有关法律、法规、制定 本制度。 2. 本制度适用于本公司内部各部门及独立法人单位（各公司）的公司内部和外 部经济合同的管理。 3. 合同管理机构的设置与职责 1. 本公司合同管理实行合同管理部门管理和承办部门管理相结合的原则，由所 涉及公司内部相关单位设专人负责合同的管理工作。本公司内部设立经济 合同管理委员会。 2. 成立公司经济合同管理委员会 1. 组成 主 任：主管经营副总裁 副主任：市场总部总经理 成 员：市场总部、技术管理部、经营财务部、总裁办 办事机构：设在市场总部 2. 职责： ⑴严格遵守国家有关经济合同的各项方针、政策、法律、法规； ⑵负责对本公司内部在履行经济合同过程中所发生拖欠的有关资金划拨的裁决（经济 合同管理委员会以书面形式发出通知）； ⑶负责对本公司内部在履行经济合同纠纷时进行仲裁； ⑷负责对合同管理部门进行业务指导； ⑸负责处理 外部经济合同纠纷； 3. 合同管理部门职责 1. 宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章； 2. 负责拟定本公司的合同管理制度并组织实施； 3. 组织制定本公司的标准合同文本； 4. 参与本公司特殊合同、涉外合同的可行性研究、谈判和文本起草工作； 5. 对合同的合法性、有效性进行审查，向本公司法定代表人提出意见； 6. 监督、检查、考核合同的履行情况； 7. 参与处理对外合同纠纷、负责本公司内部各单位之间合同争议的协调工作； 8. 负责合同报表的统计、综合分析和报送工作； 9. 负责对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。 4. 合同承办部门的职责 1. 负责合同相对方资信情况、履约能力的调查； 2. 负责所承办合同的谈判； 3. 负责按照本公司标准合同文本起草合同文本，保证合同的可行性、合法性和有 效性； 4. 负责合同的履行，解决履行中出现的问题； 5. 按时按要求向合同管理部门报送合同统计报表及有关资料，反映合同履行中出 现的重要问题； 6. 负责本部门合同档案的管理。 5. 合同管理人员的职责 1. 学习、宣传国家有关法律、法规及政策，学习并推广其它单位合同管理工作的 先进经验，收集经济合同管理方面的资料，提高经济合同管理水平； 2. 了解掌握本部门合同签订及履行情况，及时总结经验教训，并向领导提出合理 化建议； 3. 建立合同管理台帐制度； 4. 负责本部门合同文本和合同专用章的保管及使用。 4. 合同的审批 1. 严格履行合同审批制度，特殊合同和涉外合同文本，应在总裁办、经营财务部 、技术管理部等部门进行必要的专业审查后，送合同管理部门审查核定，由 主管总裁审批同意，方可签订。 2. 合同管理部门审查的重点是： 1. 对方当事人的主体资格和缔约能力； 2. 合同条款内容的完备性、合法性； 3. 合同应履行的审查手续。 3. 总公司财务部门监察、检查对外签订的经济合同。 4. “合同评审”是ISO9000系列标准中规定的质量体系要素之关于“合同评审程序” 在公司质量体系文件中另行规定。 5. 合同的签订 一 合同由本公司法人代表签订，或由本公司法定代表人书面委托的本公司有关 人员代理签订。签订合同应由签约人签字，注名日期，并加盖合同专用章或 本公司公章。代理本公司法定代表人签订合同的，签约人应持本公司法定代 表人签发并加盖本公司公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签 订合同。 二、必须做好以下各项工作后，方可签订合同。 1. 对方是否具有法人资格； 2. 对方是否具有履约能力； 3. 我方能否承诺对方的要约； 4. 对市场进行预测和调查； 5. 合同的可行性和合法性。 三、对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保单位的，不得与之签约。 四、合同签定时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方 交验的证明文件要妥善保管。 5. 合同文件的各项目要认真填写齐全、明确，特殊要求应在备注中注明，字迹要 清楚，形式符合法定要求。 6. 本公司产品对外销售所签订的合同要一式四份，甲方二份，乙方二份（合同管 理部门一份复印件、财务部门一份、归档一份）。 7. 本公司相关部门和单位在签订采购合同时，要收回一式三份（采购合同管理部 门一份、财务部门一份、归档一份）。 8. 合同盖章时需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖章时，需在对方盖 章后，并查对无误的情况下我方方可盖章。 9. 法律、法规规定或者本公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。 6. 合同的履行 一 合同签订后，本公司应全面履行合同。在合同履行中，如出现不能或者不能 完全履行时，应采取紧急措施，争取对方的同意和谅解，将损失减少到最低 程度；若需要变更或解除合同的，应按法律规定的程序进行。 二、经济合同的履约率应达到95%以上（合同执行中如有问题应征得对方同意和谅解）。 履约率就是已完成合同的金额与应完成合同金额的比率。 7. 合同文本及用章的规定 一 本公司对外签订的所有经济合同必须统一使用由工商局监制或批准印制的合 同文本，严禁使用不符合要求的合同书。 二、本公司内部各单位之间的经济活动也要签订经济合同。内部合同文本格式要统 一、规范，由合同管理部门按有关法律、法规和规章的规定，结合本公司内部具体情况 进行设计、印制。 三、合同专用章由合同管理部门统一编号、发放。使用单位须专人保管，并在合同 管理部门办理备案手续。 四、对本公司未出台的相应标准合同文本或合同条款，应经市场总部审批后，方可 使用。 8. 合同归档 一 建立合同管理档案，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并装订 成册。 二、合同签定完毕，合同承办人要在三个工作日内及时将合同材料（如：合同文本 及分合同文件、合同评审记录、审批文件、合同纠纷仲裁结果、合同变更等与合同有关 的资料），交给合同管理员进行统一管理。 三、对已执行完毕的合同要注明“存档”标记，并注明日期，按本公司档案管理规定 进行归档。 四、建立健全合同台帐。 五、建立合同档案、台帐借阅手续。 六、经济合同文本为长期保存。 9. 合同纠纷的解决 一 内部合同发生纠纷承办人无法解决时，由合同管理部门负责协调，合同承办 部门应积极配合。若协调无效，由本公司经济合同管理委员会仲裁。 二、对外签订合同的经济合同发生纠纷，承办人无法解决时，应及时向本单位领导 汇报，单位领导依据有关法律规定与对方协商解决，协商不成的，可直接向经济合同仲 裁机关申请调解或仲裁，或向人民法院起诉。 三、向经济合同仲裁机关或人民法院递交的申请书、起诉书或答辩书等材料须经主 管副总裁审阅同意。 四、合同纠纷解决后，应将发生纠纷的原因、承担的责任以及今后防范的具体措施 写成书面报告存入档案，对于关系重大的，通过各种方式在本公司内公告。 10. 合同承办人员必须经过合同法和有关法律知识的培训，掌握有关业务知识。 合同承办人员在工作中，必须坚持原则，遵守纪律，杜绝各种不正之风，维护国家 和本公司的利益。 11. 奖励与惩罚 一 本公司对在合同管理中成绩显著和为本公司避免、挽回重大经济损失的部门 和个人，给予表扬或一定奖励。 二、违反国家法律、法规和本规定，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或 以权谋私，损害国家和本公司利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政 、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究形式责任。 12. 常规合同与特殊合同 一、常规合同系指：同时满足以下内容的合同。 1、本公司现有的生产能力能满足合同的技术质量要求； 2、正常的供货周期能满足合同的供货期要求； 3、结算方式符合本公司的有关规定； 4、合同金额在50万元以内或合同金额在50万元以上并且最终产品只由本公司内部一个部 门提供。 二、特殊合同：不符合常规合同内容的合同 合同管理部门根据具体情况确定。 13. 本制度由本公司市场总部负责解释。 14. 本制度经本公司董事会审议通过后自下发之日起实施。
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